Santé - Hôpital Privé de l'Estuaire

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MEILLEUR ACCÈS AUX DOSSIERS MÉDICAUX


LA PROBLÉMATIQUE:

La fusion de deux établissements a poussé l’Hôpital Privé de l’Estuaire à revoir l’organisation du stockage des dossiers médicaux et leur accès

LA SOLUTION:

Stockage externalisé et sécurisé des archives papier, et numérisation des dossiers des nouveaux patients

LES BÉNÉFICES:

Accès amélioré aux dossiers des patients dans le respect total des procédures réglementaires, permettant une meilleure utilisation de l’espace hospitalier pour les besoins cliniques


Client

L’Hôpital Privé de l’Estuaire (HPE), au Havre (76), est une filiale du Groupe Générale de Santé, le premier groupe hospitalier privé français. Il est né du regroupement, en 2010, de deux cliniques : la clinique du Petit Colmoulins, à Harfleur, et la clinique François 1er au Havre. Il emploie environ 900 personnes et offre, dans un bâtiment tout neuf au Havre, plus de 400 lits aux patients. Ses services comprennent les secteurs de la chirurgie, de la cancérologie, de la maternité, et de l’hospitalisation à domicile (HAD).

LE BESOIN

L’aménagement du nouveau bâtiment a été l’occasion de repenser totalement l’aménagement de l’espace. Jean-Louis Raflé, le directeur général de HPE, s’en rappelle : « Un de nos objectifs principaux était de réserver le maximum de place dans les nouveaux locaux aux patients et au personnel médical. » La conséquence en fut de reconsidérer toutes les tâches non-médicales qui utilisaient l’espace disponible. Le stockage des dossiers médicaux des patients en faisait partie.

Un consultant extérieur fut engagé par HPE pour mener cette étude. Comme dans tout hôpital, il fallait que ces dossiers médicaux soient archivés de manière sécurisée pendant de longues années, tout en étant accessibles rapidement selon les besoins. Historiquement, les dossiers étaient sur les sites des cliniques. Jean-Luc Raflé poursuit : « L’équipe du projet a recommandé d’externaliser l’archivage des dossiers hors du site du nouvel hôpital. Il a aussi proposé de commencer à numériser les nouveaux dossiers, et de les gérer avec un système de gestion électronique de documents. »

LA SOLUTION

Sous le pilotage du consultant, HPE a défini ses spécifications et publié un appel d’offres auprès d’un éventail de prestataires éventuels de services de gestion de fichiers. « Nous avons choisi Iron Mountain parce qu’ils proposaient une offre convaincante, et pouvaient nous accompagner à la fois sur l’externalisation de l’archivage et sur la partie numérisation du projet » confirme Jean-Luc Raflé. Un autre avantage était qu’Iron Mountain disposait d’un site de stockage spécialement conçu pour la sécurité