Banque Populaire Rives de Paris group BPCE

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LA PROBLÉMATIQUE:

Externalisation des archives documentaires de la Banque Populaire Rives de Paris

LA SOLUTION:

Services complets de gestion documentaire comprenant notamment l’intégration d’une base de données spécifique à la banque

LES BÉNÉFICES:

Archivage normalisé à moindre coût, sans impact sur les utilisateurs ou les niveaux de service


Client

La Banque Populaire Rives de Paris est présente sur sept des huit départements d’Île-de-France, plus l’Oise. Elle apporte une offre spécifique à toutes ses clientèles (particuliers, artisans, commerçants et entreprises). Reconnue pour son expertise, elle répond aux attentes de près de 670 000 clients. Elle est un acteur majeur de l’économie régionale. Proche de ses clients, la Banque Populaire Rives de Paris entretient une relation durable animée par la force de son statut coopératif qui en fait des acteurs impliqués dans la vie de leur banque. Quelques chiffres : ——2800 collaborateurs ——505 M€ de PNB ——90 M€ de RN après impôts

DÉFI

Début 2009, BPRI décide d’externaliser l’ensemble de ses archives qu’elle gérait sur son site de Morangis. L’enjeu : 140 000 boites contenant des documents bancaires (dossiers clients, prêts…) doivent quitter les locaux qui les abritent avant la fin du mois de novembre 2009. Un appel d’offre est lancé en février 2009 avec un cahier des charges techniques des plus rigoureux. L’objectif fixé est le suivant : ——Détruire 60 000 boites ——Déménager 82 000 boites de différentes tailles dans un délai très court (quatre mois) en mettant en place tous les moyens logistiques nécessaires pour réaliser cette opération. ——Etre capable de gérer 10 000 insertions, 13 600 demandes de boites ou de dossiers, 7500 intégrations de documents dans des dossiers et 10 400 destructions par an. ——Automatiser l’ensemble des demandes d’insertions … avec toutes les sécurités informatiques que cela impliquent (BPRI disposant de sa propre base de données ne souhaitait pas changer son système d’informations pour ne pas avoir à former ses collaborateurs à un nouveau système). ——Ne pas perturber la continuité de l’activité

LA SOLUTION

Iron Mountain s’est avéré être le seul, parmi les huit participants à l’appel d’offres, à pouvoir relever l’ensemble du défi en intégrant un service d’archivage avec la base de données existante. Michel Derrien, responsable du département logistique de la BPRI, confirme: « Votre réponse très professionnelle au cahier des charges nous a séduits ». Et de rajouter : « C’est surtout l’acceptation par Iron Mountain de mettre en place une passerelle cryptée synchronisant les échanges de données entre nos deux systèmes d’informations qui a été l’élément déterminant quant au choix du prestataire ». Cette solution assure l’intégrité des données entre les deux systèmes tout en offrant un environnement de travail familier qui n’entrave pas la productivité des collaborateurs de la Banque. Elle facilite également l’automatisation d’un certain nombre de tâches relatives à la gestion documentaire telles que les consolidations ou l’émission des factures liées aux quelques 3209 requêtes effectuées chaque mois.