Bouygues Construction

Thèmes: Conformité

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Un partenariat gagnant/gagnant pour Bouygues Construction et Iron Mountain

Secteur

Construction

Défi

Optimiser et standardiser les processus d’archivage en maîtrisant les coûts

Solution

Externaliser la partie du fonds d’archives la moins consultée

Bénéfices

  • Amélioration de la conformité grâce à une approche maîtrisée et pérenne
  • Davantage d’efficacité et de transparence grâce à des processus intégrés
  • Des économies avérées grâce à un ROI en deux ans

Un archivage optimisé au service d’une performance durable

Bouygues Construction la major du BTP, de l’énergie et des concessions est présent dans 80 pays. Parmi les dernières grandes réalisations du groupe on peut citer le stade Vélodrome à Marseille, Balard (ministère de la Défense), le Palais de Justice de Paris ou encore le tunnel du port de Miami en Floride.

Véritable pionnier du développement durable, l’entreprise place le respect de l’environnement en tête de ses priorités. Une philosophie qui s’applique également à la gestion de ses archives physiques. Pour satisfaire aux contraintes de conformité, elle doit en effet conserver une grande variété de documents, des éléments financiers aux contrats clients, en passant par les plans de construction.

"Nous gérons des documents dont la durée légale de conservation varie de 12 mois à l’éternité, note Franck Astolfi, le responsable archive record management chez Bouygues Construction. L’enjeu est donc d’attribuer à chacun le mode de conservation le mieux adapté, en fonction de sa durée de vie." Les dossiers les plus consultés sont conservés sur site, tandis qu’une partie des autres est stockée chez Iron Mountain®.

Client de longue date d’Iron Mountain, Bouygues Construction vient de renouveler son contrat avec son fournisseur. "Nous sommes pleinement satisfaits du service offert par Iron Mountain, qui reste par ailleurs financièrement compétitif ", indique Franck Astolfi.

Un archivage sécurisé, maîtrisé et pleinement intégré

Iron Mountain offre l’avantage d’un stockage externalisé parfaitement sécurisé, au service d’un processus d’archivage commun à l’ensemble des filiales françaises du groupe.

Un outil spécialement développé permet en outre d’intégrer la solution Iron Mountain au sein même de l’environnement applicatif utilisé par Bouygues Construction pour la gestion de ses archives sur site. Les références des différents dossiers sont donc rassemblées au sein d’une seule base de données, ce qui facilite leur classement et permet aux responsables du service de disposer d’un inventaire complet au sein d’un portail sécurisé.

Ces quatre dernières années 66 000 boîtes d’archives du siège social Challenger ont été confiées à Iron Mountain et au total dans le groupe 33 kilomètres de documents sont stockés et gérés chez Iron Mountain à ce jour. Ce total continue de croître au rythme de 5 à 8000 boîtes par an.

"Lorsque nous recherchons un document, nous savons immédiatement s’il se trouve dans nos locaux ou au sein d’un espace Iron Mountain, c’est parfaitement transparent"

Franck Astolfi,
Responsable archive record management,
Bouygues Construction


Economies au rendez-vous

Ces dossiers peuvent être extraits et remis au service qui en fait la demande en 24 à 48 heures, et en cas d’urgence, une version électronique des documents peut également être transmise. Dans ce cas, la demande est effectuée directement sur le portail sécurisé Iron Mountain Connect, dans lequel l’image numérisée du document demandé est mise à disposition du demandeur. Ce service limite le temps d’accès aux documents et contribue à améliorer l’efficacité globale du service.

Le fait de stocker des dossiers sur un site externe permet de libérer un espace précieux au sein des bureaux et locaux d’archives, et permet de réaliser des bénéfices substantiels. "Nous avons calculé que le transfert et le stockage d’une archive chez Iron Mountain est rentabilisé au bout de deux ans. Lorsque l’on sait que la plupart de nos dossiers sont conservés jusqu’à trente ans, on mesure les économies réalisées", ajoute Franck Astolfi.

"Nous avons calculé que le transfert d’une archive chez Iron Mountain est rentabilisé en moins de deux ans."

Franck Astolfi
Responsable archive record management,
Bouygues Construction


Relation de confiance

Le partenariat à long terme entre Iron Mountain et Bouygues Construction permet donc de réaliser des économies en matière d’archivage, mais ses bénéfices vont bien au-delà. En standardisant son archivage, Bouygues Construction tend à a réduire ses coûts de fonctionnement, améliore l’efficacité de ses services, garantit sa conformité tout en assurant à son capital informationnel un niveau de sécurité optimal.

Le contrat signé entre les deux parties est d’ailleurs global, et fait d’Iron Mountain le partenaire privilégié pour l’ensemble des filiales du groupe,en France comme à l’étranger. Certaines d’entre elles ont déjà sauté le pas: Brézillon a ainsi récemment transféré 11 000 boîtes d’archives tandis qu’une autre filiale spécialisée dans l’énergie externalise au fil de l’eau la totalité de ses archives.

"Avec Iron Mountain, nous gardons une visibilité totale sur nos dossiers tout en pouvant accéder à n’importe quel document au moment où nous en avons besoin, conclut Franck Astolfi, qui note l’importance de la relation nouée avec son responsable de compte:"il est toujours disponible et réactif, et son implication compte beaucoup dans la qualité de notre relation quotidienne."

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