Accès en ligne aux contrats dématérialisés

Thèmes: Du papier vers le digital

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La numérisation permet d’accéder plus rapidement aux documents commerciaux, tout en libérant de l’espace dans des locaux à forte valeur immobilière.

Enjeu:

Numériser les archives des contrats d’équipements des clients

Solution:

Un service de numérisation entièrement managé, de la collecte et la numérisation des documents à la gestion courante des archives hors site, en passant par l’hébergement des fichiers numérisés

Résultat:

Centralisation des contrats numérisés, avec accès quasi instantané aux données depuis n’importe où

Ce projet fut une formidable réussite, très bien géré et exécuté.

Bernard Ollivier
Responsable processus métiers
Coca Cola Enterprise

Client

N°1 mondial de la production et de la distribution de boissons, Coca-Cola® est également l’une des marques les plus universelles de la planète. Son emblématique logo rouge et blanc est reconnu par 94% de la population mondiale1.En France, sa célèbre boisson gazeuse est vendue depuis 1919. Aujourd’hui, l’Hexagone représente l’un des marchés phares de la marque en Europe.

Enjeu

Coca-Cola Entreprise propose à ses distributeurs des contrats de fourniture et de maintenance d’un large éventail d’équipements de point de vente à ses couleurs : armoires réfrigérées, glacières de table, mélangeurs pour boissons gazeuses, etc. Ces prestations sont soumises à des contrats établis par ses sept bureaux de vente régionaux, la version papier signée étant jusqu’alors conservée sur place. Or, le besoin d’accès depuis n’importe quel site en France imposait une centralisation de ces archives.

Bernard Ollivier, Responsable des processus métiers, se souvient: "Nous aurions pu nous contenter de centraliser les contrats papier, mais cela nous aurait pris beaucoup de place tout en compliquant encore davantage la recherche de documents. Nous avons donc opté pour la création d’archives numériques. Pour ce faire, nous recherchions un prestataire capable de prendre en charge toute la partie numérisation et indexation des contrats."

Solution

Iron Mountain® travaille depuis longtemps avec Coca-Cola. En France, l’entreprise assure depuis 1998 la gestion des archives hors site du géant de l’agro-alimentaire. Iron Mountain administre aujourd’hui un fonds documentaire de 12 000 boîtes. "Le projet de numérisation exigeait une gestion et une planification minutieuses pour garantir un accès aux contrats sans temps mort", explique Bernard Ollivier. "Nous savions qu’Iron Mountain disposait des ressources et des références nécessaires pour remplir cette mission."

1 Site Web Coca-Cola

Coca-Cola Enterprise

Le projet a débuté par la collecte des documents contractuels archivés dans les sept bureaux de vente régionaux, puis leur acheminement jusqu’au centre de numérisation d’Iron Mountain. Pendant la numérisation, les différences de format entre les contrats ont imposé certains ajustements pour standardiser l’aspect des fichiers numériques en sortie.

Une fois numérisés, les contrats ont été chargés sur le portail de gestion documentaire d’Iron Mountain, à partir duquel Coca-Cola Entreprise a pu les transférer vers son propre système interne. Pour finir, les versions papier des contrats ont été transportées vers un centre d’entreposage Iron Mountain.

Le cahier des charges imposait une continuité de service irréprochable pendant la transition. Bernard Ollivier explique: "Personne ne peut jamais prévoir à quel moment il aura besoin de consulter tel ou tel contrat. C’est pourquoi nous avons conclu avec Iron Mountain un accord de niveau de service stipulant clairement le délai de mise à disposition d’un fichier numérique à compter de la date de prise en charge du fichier physique." Un service de numérisation à la demande a également été mis en place pour maintenir l’accès à n’importe quel contrat sous 24 heures.

"Nous savions qu’Iron Mountain disposait des ressources et des références nécessaires pour remplir cette mission."

Bernard Ollivier
Responsable processus métiers
Coca Cola Enterprise

Résultat

L’ensemble du projet s’est déroulé sur six mois. Près de 114 000 documents contractuels, soit un demi-million de pages au total, ont été numérisés. "La qualité et la précision des documents numérisés sont excellentes", se réjouit M. Ollivier, "Iron Mountain a rempli sa mission dans les délais et les budgets impartis".

En numérisant ses contrats clients, Coca-Cola Entreprise a su évoluer vers un environnement dématérialisé beaucoup plus efficace. Plus besoin de rechercher des contrats papier : les documents sont désormais accessibles en ligne et de façon quasi immédiate. Les fonctionnalités de recherche par nom du client, adresse, numéro de contrat ou numéro de série des équipements permettent de traiter toutes les demandes en temps réel, depuis n’importe où, avec à la clé une accélération des temps de réponse.

En confiant à Iron Mountain l’entreposage hors site de ses contrats papier, Coca-Cola Entreprise n’a eu à libérer aucun espace dans ses locaux, réalisant au passage une économie considérable sur ses coûts immobiliers. Et Bernard Ollivier de conclure : "Iron Mountain a fait un excellent travail. Ce projet fut une formidable réussite, très bien géré et exécuté."