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Thèmes: Conformité | Gestion des risques

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Secteur D’activité :

Services Professionnels.

Défi :

Fournir une recherche juridique actualisée pour mettre à jour 2000 règles de conservation pour 400 catégories de données.

Solution :

Le service Iron Mountain® Global Research and Policy Center.

Bénéfices :

  • Réduction ou suppression de 20 % des règles de conservation existantes.
  • Durées de conservation plus courtes validées pour certaines archives afin que le client puisse supprimer les règles de conservation permanente appliquées jusqu’alors.
  • Mises à jour automatiques de la recherche juridique pour maintenir à jour le programme de conservation des archives de l’entreprise.

Présentation

L’entreprise qui fait l’objet de cette étude est un grand compte d’envergure mondiale qui a des représentations dans plus de 50 pays. Il y a quelques années, cette entreprise a investi massivement dans l’amélioration de son environnement de gouvernance de l’information en privilégiant la gestion de la conservation de son patrimoine informationnel. Dans le cadre de cet investissement, l’entreprise a fait l’acquisition, pour chaque juridiction où elle est présente, de ressources lui permettant de respecter ses obligations légales en matière de conservation.

Besoin Métier

C’est pendant le déploiement de ces ressources que la crise financière a frappé, que les budgets ont été rabotés et que les priorités en matière de gestion et d’activité ont donc été revues. Même si le programme de Records Management (RM) a été maintenu, de nombreuses initiatives ont été révisées. Si bien que la mise à niveau des obligations légales en matière de conservation a été reportée de deux ans, puis trois et finalement cinq ans. Même si la plupart des parties concernées avaient conscience que leurs informations juridiques devaient être actualisées, la priorité semblait être donnée à la conformité et non pas à des performances opérationnelles accrues grâce à un programme de conservation plus simple et plus précis. À ce propos, un cadre supérieur déclarait d’ailleurs : « Qu’allons-nous apprendre de nouveau suite à une mise à niveau ? Qu’est-ce qui va vraiment changer ? »

Beaucoup de choses en fait.

Solution

Dans sa quête d’une alternative à la fois économique et de grande qualité pour un tout nouveau projet de recherche en matière de conservation pour le compte d’un cabinet d’avocats d’entreprise, la société s’est adressée à Iron Mountain. Du jour au lendemain ou presque, Iron Mountain a fourni une bibliothèque de plusieurs milliers de références juridiques relatives à l’implantation opérationnelle et aux besoins métier du client.

S’appuyant sur la solution Iron Mountain® Policy Center pour assurer la collaboration, les équipes juridiques et RM ont su réconcilier et remplacer efficacement la bibliothèque désuète de références à l’aide du service Iron Mountain® Global Research. Grâce à la solution Policy Center, le client a pu contrôler et publier de manière centralisée la politique de conservation à travers toute l’entreprise. En outre, des services Web intégrés assurent une synchronisation aisée pour les systèmes de Records Management et d’archivage en aval.

Résultats

Avant la mise à niveau de ses obligations légales, la société de notre client gérait manuellement près de 2000 règles de conservation différentes pour quelque 400 catégories de données. Cette mise à niveau, qui a révélé que plus de la moitié des références juridiques de l’entreprise étaient manquantes ou périmées, a porté sur près d’un tiers de l’ensemble des règles de conservation utilisant des références juridiques désuètes. Grâce à la solution Iron Mountain, les équipes juridiques et de Records Management ont pu :

  • Recommander la suppression complète ou la réduction d’environ 20% de leurs 2000 règles de conservation
  • Identifier plus de 50 instances sans durée de conservation ou ne respectant pas les obligations légales et réglementaires
  • Recommander la suppression d’environ 200 règles juridiques imposant une conservation permanente alors qu’une politique de durée de conservation plus courte pouvait être déployée
  • Actualiser les informations spécifiques aux droits d’habilitation et d’accès au sein de leur bibliothèque juridique et qui étaient devenues désuètes pour près de 50%
  • Déployer un processus de mise à jour automatisée de la politique de conservation pour le système de gestion des archives physiques
  • Depuis que l’entreprise utilise le service Global Research, les mises à jour des références juridiques sont communiquées automatiquement au tableau de bord de conformité du client dans le Policy Center à des fins d’approbation. L’impact d’une recherche juridique actualisée peut être immédiatement apprécié dans le cadre de la politique de conservation actuelle de l’entreprise et modifié en conséquence au fil du temps. Ainsi, les changements apportés à la politique de conservation sont gérés de manière centralisée et communiqués aux utilisateurs et aux systèmes de Records Management en aval via un système contrôlé, audité et connecté de manière centrale.

Avantages

Quantifier avec exactitude les avantages financiers d’un programme de gouvernance de l’information juridiquement légitime peut s’avérer difficile et dépend des caractéristiques du déploiement final. Malgré tout, le client a estimé que le retour sur investissement dans un abonnement au service Global Research avait presqu’atteint 100% après les 30 premiers jours. L’entreprise a mentionné plusieurs avantages spécifiques :

  • Une réduction du risque de non-conformité lié à l’identification de nouvelles exigences
  • Une performance accrue du département chargé de la Gestion des documents et de l’information (GDI) grâce à la mise à jour et à la distribution de la politique de conservation par voie électronique
  • Un contrôle interne et des auditeurs renforcé sur la politique et les procédures de conservation
  • Une réduction des coûts pour l’entreprise, non seulement en termes de stockage, mais aussi suite à la suppression de technologies et de processus réactifs déployés à partir de la politique de conservation
  • Une moindre incertitude en matière juridique et réglementaire

Même si une diminution du risque de non-conformité est l’avantage le plus flagrant, le plus gros bénéfice est peut-être aussi le moins visible, à savoir la confiance liée à une incertitude moindre. Aujourd’hui, l’entreprise n’est plus passive ni dans l’incertitude concernant son risque d’exposition en matière de conservation. Des obligations légales claires sont essentielles pour justifier la destruction des données indésirables et inutiles. Ce projet a permis de rappeler que les entreprises ne fondent pas leur activité sur la conformité mais qu’elles restent en conformité pour mener leur activité.

Conclusion

Crainte, incertitude et doute sont les principaux moteurs des programmes de conservation qui sauvegardent « tout pour toujours ». Gérer un programme de conservation légitime juridiquement peut sembler insurmontable, plus particulièrement dans le cas de lois et de réglementations contradictoires qui impactent de nombreuses juridictions et activités de l’entreprise. Néanmoins, en adoptant une approche systématique supervisée par les experts Iron Mountain, l’entreprise peut déployer un système de Records Management d’envergure mondiale en toute confiance. Elle bénéficiera ainsi d’un programme de conservation efficace, clairement documenté, conforme à la législation et prêt pour un déploiement dans le monde entier.