SGS France

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DÉFI:

Améliorer l’efficacité des processus internes – traitement des factures papier nécessitait un travail intesif et les analyses détaillées des achats étaient difficiles à obtenir

LA SOLUTION:

Confier le traitement des factures à Iron Mountain en ayant recours à une plateforme en mode SaaS

LES BÉNÉFICES:

Le temps de traitement de factures est divisé par deux, générant des gains de productivité de € 450 000 par an


Client

Fondée en 1878 à Rouen, la SGS est aujourd’hui leader mondial en matière de vérification, de contrôles, d’analyses et de certifications. Avec 64,000 collaborateurs, la SGS gère un réseau de quelques 1,250 bureaux et laboratoires, répartis dans le monde entier. En France, SGS emploie 2,450 personnes. 23 laboratoires spécialisés analysent tous les produits, de la matière première au produit fini ou usagé en passant par le contrôle de l’environnement.

DÉFI

La Direction financière de SGS France, qui s’occupe de manière transversale de la comptabilité pour tous les pôles d’activités, traite 80 000 factures fournisseurs par an. Auparavant, la gestion de celles-ci au format papier s’accompagnait de lourdes procédures internes et de nombreux flux de documents physiques. De plus, les services opérationnels ayant besoin de visibilité sur les factures pour réaliser des analyses détaillées de coûts, la direction financière devait faire face à de multiples sollicitations.

SGS France décide d’étudier une solution de dématérialisation. Les enjeux étaient nombreux : réduire le temps de traitement des factures fournisseurs, simplifier la gestion des flux, améliorer la visibilité globale des coûts opérationnels. SGS souhaitait par ailleurs faire le plus facilement possible le rapprochement des factures et des bons de commandes de son système de d’e-procurement Oracle. Une traçabilité complète s’avérait indispensable.

LA SOLUTION

Eric Sarfati, Directeur Administratif et Financier de SGS France, explique son choix pour Iron Mountain : « La plupart des solutions évitaient la manipulation de documents physiques mais ne proposaient pas de workflow. Iron Mountain était la seule entreprise qui permettait de gérer tous les flux et processus via une seule plateforme, ouverte et adaptable à nos besoins. Nous avons ainsi un seul prestataire pour l’ensemble du cycle de vie de la facture, de sa réception jusqu’à sa destruction. »

Avant la mise en place du nouveau système, SGS a procédé à une cartographie complète des processus internes afin de les homogénéiser à l’échelle de l’entreprise. Suite à cette analyse, Iron Mountain a développé un système permettant d’accompagner SGS pour toutes les étapes jalonnant le parcours des factures fournisseurs : ——Réception et numérisation des factures

commande l’outil permet de combiner automatiquement plusieurs critères pour pré imputer analytiquement et comptablement les factures, par exemple le nom du fournisseur ainsi que la société facturée. Sinon cette information est naturellement récupérée dans le système Oracle d’e-procurement. Des informations complémentaires peuvent être ajoutées manuellement.

L’ensemble des actions, validations, commentaires, litiges est tracé par l’outil avec la date et la personne ayant réalisée l’action, ce qui en terme d’audit interne est capital. La plateforme d’Iron Mountain indexe les factures selon 14 à 25 critères et procède à leur vérification pour qu’elles soient conformes aux règles comptables légales ou internes de SGS. Les documents sont ensuite classés par le système pour y être traités de façon différenciée. Eric Sarfati précise: « Deux types de processus ont été mis en place pour traiter, d’une part, les factures disposant de bons de commandes et, d’autre part, celles qui n’en ont pas, comme par exemple les factures EDF ou de location de véhicules longue durée. »

Iron Mountain réceptionne désormais directement 80% des factures fournisseurs de SGS France, l’essentiel des 20% restants étant transféré par la suite. Les factures non conformes peuvent être renvoyées automatiquement au fournisseur par courriel, avec notification du motif.