Sanofi

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LA PROBLÉMATIQUE:

Manque de fiabilité dans la recherche de documents dû à l’héritage d’un panel de fournisseurs de service d’archivage hétéroclite

LA SOLUTION:

Regroupement de la gestion et de la localisation des archives avec Iron Mountain

LES BÉNÉFICES:

Accès plus rapide et plus fiable aux documents et 20 % d’économies.


Client

Sanofi est la première entreprise française et un des leaders mondiaux de l’industrie pharmaceutique. Sa production comporte un éventail diversifié de vaccins, de médicaments brevetés et génériques, ainsi que de produits de santé humaine et animale. Sa croissance substantielle au cours des années s’est faite surtout par fusion et acquisition de laboratoires aussi prestigieux que Rhône-Poulenc, Hoerchst et Synthélabo. Sanofi emploie aujourd’hui plus de 110 000 employés dans plus de 100 pays et a réalisé en 2011 un chiffre d’affaires de plus de 33 milliards d’euros.

LE BESOIN

L’industrie pharmaceutique gère une énorme quantité d’informations, la plupart sur papier, et Sanofi ne fait pas exception. En plus de ses documents de gestion, l’entreprise doit conserver en lieu sûr un large éventail d’informations sur ses activités comme les programmes de recherche et de développement des médicaments et des essais cliniques. Ceci afin de satisfaire aux besoins de son système de gestion et de répondre à des réglementations strictes et détaillées. Cet archivage requiert une gestion soigneuse, afin que l’entreprise puisse remplir ses obligations de présentation de documents probants relatifs à des sujets cliniques, à des développements techniques ou à des besoins financiers, légaux ou réglementaires.

Les archives de Sanofi ont évolué avec la dimension de l’entreprise. En 2004 au moment de l’achat d’Aventis par Sanofi, les archives étaient réparties chez 12 tiers archiveurs. En 2009 après un effort important de rationalisation de cette offre, Sanofi en France confie la conservation de ses archives à 3 tiers archiveurs reconnus. Mais ce n’était toujours pas satisfaisant.

En cherchant à intégrer et rationaliser ses archives, Sanofi s’est fixée trois objectifs principaux : améliorer le contrôle et l’accès aux documents archivés, faire des économies d’échelle et poser les bases d’une standardisation mondiale de la gestion des archives. Le premier objectif était le plus crucial. Hervé Bousquet, responsable des projets spécifiques au département des archives du Groupe Sanofi, s’en souvient : « Nos capacités de recherche d’un document

Le projet a démarré en 2010. Il fallait cataloguer, intégrer et déménager environ 60 kilomètres linéaires d’archives, classées dans des boîtes ou des conteneurs de 50 litres de contenance. Un calendrier de 6 km par trimestre fut planifié, impliquant 155 transferts de documents dans des semi-remorques, plus une dizaine de km linéaires par petits lots.

Outre le déménagement physique de ces archives, deux personnes furent désignées à plein temps pour mettre à jour la base de données interne de Sanofi, une mission cruciale requérant précision et minutie.

Le projet s’est déroulé sans encombre pendant deux ans avec des paramètres impératifs. Par exemple, le transport, planifié à l’avance, devait ne durer qu’une journée, et les documents devaient être mis à nouveau à la disposition des utilisateurs deux jours après leur enlèvement. Une réunion du comité de pilotage, comprenant un représentant de la direction de Sanofi et un d’Iron Mountain, se réunissait une fois par mois pour faire le point et accélérer la prise des décisions nécessaires.

Aucun incident notoire ne s’est produit, et aujourd’hui, le système d’archivage est totalement sous contrôle : « Le transfert physique et la mise à jour de la base de données de Sanofi se sont parfaitement déroulés, et le projet est un réel succès », conclut Hervé Bousquet. Parallèlement, Sanofi a signé avec Iron Mountain un contrat de référencement mondial pour étendre les services d’Iron Mountain aux autres pays du groupe.

LA SOLUTION

Aujourd’hui, les documents de Sanofi sont archivés dans des lieux sûrs. Leur accès a été fortement amélioré. Les 3 000 utilisateurs du logiciel de gestion d’archives chez Sanofi transmettent une vingtaine de demandes de récupération par jour, qu’ils obtiennent dans un délai d’une demi-journée à 48 heures. C’est un grand progrès, car il fallait, auparavent, parfois jusqu’à une semaine pour certains documents.

Sanofi fait aussi des économies. Les coûts d’archivage ont été réduits annuellement d’environ 200 000 euros, soit 20 % du budget. « Fiabilité de l’archivage, délai de récupération, sécurité physique des documents et économies de fonctionnement, le projet nous a totalement satisfait, » confirme M. Bousquet.

Parallèlement, l’extension du système de gestion des documents d’Iron Mountain aux autres pays de Sanofi à travers le monde est restée un objectif primordial, réalisable grâce à l’accord de référencement et l’envergure internationale d’Iron Mountain. Cette capacité apportera encore des améliorations aux services d’archivage de Sanofi.

Iron Mountain fournit aussi à Sanofi un service de numérisation des documents à la demande. Bien qu’il n’y ait actuellement pas de plan d’extension de cette activité à l’ensemble des archives, il est probable que l’opportunité se développera dans l’avenir