Calendrier de conservation des archives : pour chaque étape du cycle de vie des informations

Le calendrier de conservation des archives constitue un élément clé de tout programme de gestion des archives et des informations. Une entreprise peut gagner en efficacité et en conformité si elle l'utilise dans tous ses départements pour gérer de façon cohérente ses archives du début à la fin de leur cycle de vie.

Le calendrier de conservation des archives constitue un élément clé de tout programme de gestion des archives et des informations. Pour l'entreprise concernée, un tel programme implique une gestion des archives et des informations tout au long de leur cycle de vie, c'est-à-dire depuis leur phase active jusqu'à leur destination finale en passant par leur phase inactive. Il permet de gérer les documents de façon cohérente du début à la fin de leur cycle de vie à l'échelle de l'ensemble de l'entreprise, pour gagner en efficacité et en conformité.

Phase active

À ce stade, les archives actives sont créées, utilisées et distribuées dans le cadre des processus commerciaux opérationnels réguliers, qui sont bien souvent réalisés sur site, dans la mesure où c'est là que les documents sont le plus souvent référencés.

Phases inactive et semi-active

Au cours de ces phases, les archives doivent toujours être conservées en vue d'une exploitation dans le cadre des processus commerciaux opérationnels, mais elles ne sont plus référencées aussi fréquemment. Certaines d'entre elles ne sont jamais référencées à ce stade, et parmi celles qui le sont, bon nombre s'avèrent nécessaires uniquement en cas de nouvelle activité sur le fichier ou dans le cadre de recherches. Il est donc préférable de stocker ces archives hors site, car elles ne seront pas souvent sollicitées. Parfois, le calendrier de conservation des archives précise leur lieu de stockage pour chaque phase.

Destination finale

Une fois l'archive en fin de période de conservation, le calendrier de conservation des archives détermine l'action finale qui devra être effectuée par l'entreprise. Dans certains cas, il est possible que le document nécessite d'être envoyé en vue d'un archivage permanent, au sein des archives internes ou externes. La plupart du temps, il devra être détruit dès que possible en raison du risque encouru par l'entreprise si l'archive est conservée au-delà de sa période de conservation. Ainsi, en cas d'audit ou de découverte d'un problème, si l'entreprise est encore en possession de documents supposés avoir été détruits, elle devra alors les rendre publics, ce qui peut avoir des conséquences néfastes.

Aspects juridiques

En cas de litige ou d'enquête, le service juridique informe l'équipe en charge de la gestion des archives et des informations, ainsi que d'autres parties prenantes clés, qu'il est nécessaire de suspendre la période de conservation pour une partie des archives ou pour les archives en lien avec le thème concerné. Ainsi, s'il est prévu que les archives soient détruites un mois plus tard, l'entreprise devra attendre la fin du litige ou de l'enquête et la levée de la suspension du calendrier par le service juridique.

Une entreprise peut de la sorte atteindre ses objectifs de cohérence et de conformité en s'assurant que son calendrier de conservation des archives soit bien appliqué aux documents papier comme aux fichiers électroniques, à l'échelle de l'ensemble de l'entreprise, et que ses règles sont mises en pratique à toutes les étapes du cycle de vie. Aujourd'hui, on trouve sur le marché des prestataires expérimentés capables de fournir à une société les services nécessaires pour lui permettre d'atteindre ce but.

Une question concernant la gestion et la conservation de documents ? Consultez le Centre de documentation pour approfondir le sujet, ou contactez l'équipe Iron Mountain dédiée à la gestion des informations. Vous serez mis en relation avec un spécialiste des produits et services qui pourra répondre à vos demandes spécifiques.