Gestion des archives : cinq objectifs réalisables pour 2016


By Jim Merrifield


Gestionnaires d'archives, le moment est venu de prendre votre plus beau stylo pour rédiger vos objectifs de l'année. Certes, les sociétés sont toutes différentes et leurs buts ne sont pas les mêmes, mais ces cinq idées vous donneront tout de même un point de départ pour dresser la liste des tâches à réaliser en termes de gestion des archives pour 2016 :



1. Imposez-vous à la table des discussions

Dans la plupart des entreprises, les Services Généraux sont souvent en charge de la gestion des archives papier, aussi bien sur le site d'activité comme à l'extérieur. La plupart du temps, leurs bureaux sont situés à un étage séparé, voire relégués au sous-sol, où l'espace est meilleur marché. Pourtant les temps ont changé. Depuis l'essor des contenus électroniques et la multiplication des fuites de données et autres enjeux relatifs à la protection des données personnelles, les Services Généraux ont fait la preuve de leur utilité. Pour tout ce qui touche à la gestion des informations, c'est bel et bien le département le plus compétent. Une raison suffisante pour exiger d'être représenté à la table des discussions.

2. Appliquez les politiques existantes

Aujourd'hui, la plupart des sociétés disposent au minimum d'une politique documentée de gestion des archives. Pourtant, peu d'entre elles s'avèrent performantes lorsqu'il s'agit de la mettre en œuvre. Pourquoi ? Il y a plein de raisons possibles, mais le plus souvent, c'est malheureusement parce que personne n'est au courant qu'une telle politique existe. Si tel est le cas dans votre entreprise, lancez-vous dans l'organisation d'un événement qui rappelle son importance. Vous serez surpris des résultats. Après tout, le pire n'est pas de n'avoir aucune politique, mais d'en avoir une et de ne pas l'appliquer.

3. Revoyez les contrats avec vos prestataires

À quand remonte votre dernier appel d'offre pour vos prestations de stockage hors site, de destruction de fichiers ou de gestion et conservation des documents ? Il est peut-être temps de revoir vos contrats en cours. Même si vous avez d'excellentes relations avec ces entreprises, on ne vous en voudra pas de tâter un peu le terrain. Intéressez-vous en priorité aux frais de destruction. Après tout, si votre calendrier de conservation des documents prévoit que vous allez devoir faire appel régulièrement à l'un de vos prestataires pour vous débarrasser de vos boîtes, renégocier votre tarif peut être une bonne idée. Cette démarche vous garantira au minimum que les frais dont vous vous acquittez sont raisonnables.

4. Formez le personnel en interne

La plupart des initiatives se heurtent en priorité au problème que constitue l'absence de formation en entreprise. À quand remonte votre dernière formation interne en gestion des archives ? Généralement, la réponse à cette question est : au moment de mon embauche, lors de la découverte de l'entreprise. Si c'est le cas pour vous, alors il est certain que bon nombre de vos collaborateurs n'ont pas été formés sur le sujet depuis bien longtemps. Voilà qui explique peut-être le manque d'intérêt pour les Services Généraux et leurs objectifs de gestion des archives. Ne restez pas sans rien faire : créez un programme de formation interne pour sensibiliser vos collaborateurs à ce sujet.

5. Améliorez les processus commerciaux

Vous connaissez l'expression « peut mieux faire » ? Dans une entreprise, quelle que soit sa taille, les processus commerciaux peuvent toujours être améliorés. Prenez par exemple la double conservation des données. Votre société utilise à la fois des supports physiques et des supports électroniques pour ses sauvegardes ? Si c'est le cas, quelle est la proportion de documents conservés en double ? Améliorer les processus de conservation des données peut permettre de faire d'énormes économies à votre entreprise.

Partez de ces cinq objectifs de gestion des archives pour 2016 et réfléchissez aux efforts d'amélioration à déployer au cours de l'année.