Comment assurer la transition numérique de votre entreprise en 2016 ?

By Cary F. McGovern

Dès 1975, un article de BusinessWeek intitulé "Le Bureau du Futur" imaginait un bureau sans papier. Mais pourquoi cette évolution que tout le monde attendait ne s'est-elle pas produite ? Et qu'attendent les entreprises pour compléter leur transition numérique ?

Si la plupart des entreprises ont réduit leur consommation de papier, peu d'entre elles en revanche se sont converties au 100 % numérique. Alors comment se passer définitivement du papier ? C'est la question que bon nombre de sociétés se posent aujourd'hui. La lenteur de cette transition numérique est due à des raisons culturelles, mais aussi techniques. Pour un sociologue, elle s'explique par le fait que les gens aiment le papier. Et plus les personnes concernées sont âgées, plus ce constat est vrai. D'un point de vue technique, disons qu'un bureau sans papier est possible, mais que sa mise en place n'est ni simple, ni bon marché. Voici quelques points à prendre en compte quand on se lance dans cette démarche :

Élaborer un plan : c'est essentiel. Il faut décrire la situation existante, déterminer et documenter les résultats visés et penser les différentes étapes, du début à la fin.

Établir une politique, une procédure et une formation : le plan de gestion des archives et des informations doit comprendre un processus de numérisation des documents et des archives, quel que soit leur type. Il convient de prendre en compte leur sécurité, leur confidentialité et leur protection. La politique établit les limites, les contraintes et les exigences du système. La procédure, quant à elle, permet de définir la méthode à appliquer. Enfin, la formation garantit que les objectifs sont atteints.

Confier des tâches et des responsabilités : les systèmes de création ou de distribution des documents nécessitent une gestion responsable. La plupart du temps, c'est le chef du service qui s'en charge. Après la phase de création viennent les phases d'utilisation, d'entretien et d'archivage, où d'autres collaborateurs peuvent être chargé de protéger les documents, les archives ou les données. Il est impératif d'attribuer ces responsabilités dès le départ. Chacun doit se sentir responsable.

Acceptation et engagement de la hiérarchie : rien ne peut fonctionner correctement sans un engagement des supérieurs hiérarchiques. Les pressions externes peuvent faire fluctuer le budget et affecter les délais, mais les responsables doivent s'engager à mener le projet à terme, même s'il est certain que le plan de départ sera modifié entre-temps.

Sélection des logiciels et du matériel informatique : avant de choisir ces outils, le processus doit être clairement défini et les exigences bien comprises. Le calendrier d'un prestataire peut varier selon les entreprises ; par conséquent, le processus doit être mené en anticipant les résultats, en assurant des contrôles et en se tenant au budget. Pour les entreprises qui souhaitent se séparer du papier, la sélection des logiciels doit faire l'objet d'une attention toute particulière. Les résultats et les contrôles internes diffèrent selon les logiciels. La sécurité numérique des documents est cruciale : la vigilance est donc de mise.

Vigilance dans la mise en œuvre : il est certain que l'application d'un tel processus doit être surveillée de près. Les repères peuvent permettre d'évaluer l'évolution au regard des attentes, et ce tout au long du processus. Il ne faut pas oublier que le plan constitue une feuille de route et que le processus est susceptible de dévier de sa trajectoire initiale. En gardant cette feuille de route à jour, vous savez où vous allez et à quel endroit vous avez quitté la piste.

Surveillance et contrôle : chaque étape du processus doit être surveillée pour garantir son succès. Cette surveillance doit porter sur les contrôles internes et le respect des politiques et du plan de gouvernance. Il convient d'impliquer les auditeurs dans la planification des efforts déployés pour se passer du papier.

Concevoir et mettre en place la transition numérique d'une entreprise est une tâche difficile, mais si l'on s'en donne la volonté et les moyens, l'objectif est réalisable. Une fois la phase de planification terminée, la gestion et le contrôle du plan décidé sont indispensables. Se passer du papier est possible, mais seulement au prix d'une préparation et d'une planification d'une grande précision.

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