Identifier et protéger les données cruciales pour éviter les icebergs commerciaux

By Abra LaJambre

Les données actives sont d'une valeur inestimable. On y retrouve tous les éléments qui permettent à une organisation de fonctionner, comme les systèmes commerciaux, les données clients ou les initiatives d'ordre interne. Il faut absolument éviter que ces données capitales ne tombent dans de mauvaises mains, tout en veillant à ce qu'elles restent complétement accessibles à celles et ceux qui en ont besoin.

Pour cela, les solutions intégrées permettent de protéger les données et d'attacher à chaque information son auteur, son sujet et l'endroit où elle est stockée, qu'il s'agisse d'archives papier, numériques ou stockées hors site.

Généralement, les archives que la législation exige de conserver pendant plusieurs années ne sont pas indispensables aux opérations quotidiennes. On en demande rarement l'accès et elles ne sont conservées que par souci de conformité. Pourtant, en cas d'audit, de litige ou de sinistre, elles redeviennent instantanément pertinentes pour l'entreprise.

Catégoriser les données

Un stockage hiérarchisé permet de simplifier la personnalisation de la gestion des archives en les classant en fonction de leur fréquence d'utilisation.

Il est plus utile de conserver hors site les informations inactives non soumises à une obligation de conservation afin d'économiser de l'espace en interne. Elles restent accessibles physiquement et il est possible de les numériser sur demande. L'intégrité de ces données doit être protégée, mais cela demande moins d'efforts de sécurité.

Au quotidien, l'utilisation de données cruciales est indispensable à la réalisation des différentes tâches et pour éviter les retards. C'est sur elles que l'entreprise s'appuie pour se relever d'un éventuel sinistre et reprendre son activité.

La sécurité, ça marche dans les deux sens

Pour gérer des archives actives, il faut adopter une véritable stratégie de stockage afin d'optimiser leur accessibilité tout en minimisant les risques. Les informations les plus importantes sont par nature omniprésentes et doivent être protégées contre toute cybermenace ou autre catastrophe.

1. Utilisez un stockage hors site. Choisissez une installation climatisée dotée de systèmes avancés de sécurité et de lutte anti-incendie. Ce type d'installation préserve les données de la poussière et de l'humidité et les met à l'abri des erreurs humaines et des sinistres. En outre, une interface web ergonomique simplifie les recherches et la gestion des archives, quel que soit l'endroit où les requêtes sont effectuées.

À long terme, un programme hors site présente de plus nombreux avantages. Sa nature évolutive permet de consolider les ressources tout en offrant une flexibilité indispensable. Si l'organisation est amenée à déménager ou connaît un essor rapide, elle conservera un accès à ses données et ses pratiques de stockage resteront visibles. Un partenaire de gestion des archives offrira même la possibilité de transporter les supports physiques sans multiplier les intermédiaires, pour une sécurité maximale.

2. Choisissez la gestion électronique des documents et contrôlez l'identité des personnes ayant accès aux copies numériques, tout en faisant le suivi des pratiques d'audit. Les gestionnaires d'archives pourront appliquer et mettre en œuvre de nouvelles politiques et bonnes pratiques pour s'adapter aux changements de réglementation.

La numérisation des archives actives contribue à simplifier leur exploration et à mettre les données les plus essentielles à disposition de ceux qui en ont besoin. La mise en œuvre d'une telle démarche entraîne une importante réduction des délais de demande d'accès aux archives, avec à la clé une amélioration de l'efficacité des services.

3. Adoptez une approche hybride des sauvegardes de données. Un plan de récupération efficace doit tenir compte de l'urgence avec laquelle certains systèmes commerciaux, registres du personnel et autres informations cruciales doivent être recouvrés en cas de sinistre. Imaginons qu'un incendie détruise tous les serveurs en ligne. Hors site, les informations nécessaires pour reconstruire le réseau seront disponibles, mais vu leur masse, combien de temps faudra-t-il pour accéder aux données les plus urgentes ?

Une approche intelligente consiste à utiliser diverses méthodes de manière à ce que les sauvegardes essentielles soient récupérables presque instantanément à partir d'une application, plutôt qu'enlisées dans une masse d'archives dormantes.

Il est absolument nécessaire de protéger les données cruciales pour pouvoir les utiliser de façon optimale. Dans la plupart des cas, il suffira, pour éviter les failles de sécurité et autres icebergs commerciaux, de s'associer à un partenaire de confiance disposant d'installations hors site et de l'expertise nécessaire pour saisir la spécificité des opérations de l'organisation.

Vous avez des questions à propos de la gestion et de la conservation de documents ? Lisez d'autres témoignages du centre de documentation sur le sujet, ou contactez l'équipe de sauvegarde et de récupération des données d'Iron Mountain. Vous serez mis en relation avec un spécialiste produit ou un service compétent capable de répondre à vos défis spécifiques.