Retour Sur L'information : Une Nouvelle Forme de Retour Sur Investissement ?

Thèmes: Sauvegarde des données

L'information est au cœur de chaque processus commercial clé. Des données accessibles rapidement peuvent soutenir la croissance, améliorer le service client et accroître l'efficacité.

Obtenir un accès rapide à l'information tout en sécurisant un flux croissant de données nécessite un investissement : vous pouvez maximiser le retour sur information en investissant dans les bonnes pratiques liées à la gestion des données.

Gérer L'information en Vue d'un Retour

Les entreprises qui réussissent maximisent leur retour sur information en organisant la gestion de l'information et des documents sans perdre de vue la valeur commerciale potentielle de chaque type d'information. Pour en faire de même, procédez comme suit.

Étape 1 : Consolidez vos documents papier.

Selon AIIM, 42 % des entreprises affirment que leurs volumes de papier sont en hausse, bien que l'on soit généralement persuadé du contraire. Dans certains cas, les documents papier peuvent occuper jusqu'à 35 % de l'espace des locaux, indique AIIM. Il en résulte des problèmes tels que la désorganisation des fichiers et la perte de documents papier. Et le coût lié à l'espace gaspillé peut être étonnamment élevé : l'emplacement occupé par une armoire de classement ordinaire peut se louer à 1 340 euros par an.

En outre, nombre d'entreprises conservent leurs documents chez différents fournisseurs de stockage. Regrouper ces documents auprès d'un seul et même fournisseur peut aider à réduire les coûts de stockage (par exemple, grâce aux remises sur volume). Cela garantit également que ces documents seront gérés selon les mêmes règles et politiques.

Étape 2: Débarrassez-vous de ce dont vous n'avez pas besoin.

Selon PwC, 36 % des entreprises conservent toutes leurs données juste au cas où elles en auraient besoin. Il est donc fort possible que votre entreprise elle aussi conserve une quantité de documents inutilement. Cette situation peut exposer votre entreprise à une responsabilité accrue en cas d'investigation juridique car toute information conservée peut faire l'objet d'une investigation.

Mais une entreprise disposant d'un calendrier de conservation des documents pourrait réduire ses coûts de stockage de 30 %, selon une étude réalisée par l'école de droit Duke Law School. D'après cette étude, 71 % des entreprises pourraient réduire leurs volumes de données.

Étape 3: Maintenez vos calendriers de conservation à jour.

Un calendrier de conservation des documents catégorise les documents en fonction de leurs durées légales de conservation.

La législation – et donc les lois sur la conservation des documents – évolue. Choisissez la stratégie de conservation qui correspond le mieux aux besoins de votre entreprise. Parfois, le choix peut résider dans un plan universel. Cependant, il peut également impliquer une stratégie basée sur les exceptions qui prend en compte les besoins uniques et spécifiques tout en réduisant la complexité d'un calendrier de conservation s'adressant à plusieurs parties prenantes acteurs au sein de l'entreprise. Pour obtenir les meilleurs résultats, pensez à automatiser vos processus au maximum.

Étape 4: Élaborez un programme universel de classement.

Classez tous vos documents, en utilisant des étiquettes pour en identifier le type, la date de création et l'autorisation d'accès et autres informations. Plus vous identifierez de détails et plus il vous sera facile de suivre vos calendriers de conservation. Cela vous aidera également à trouver les données les plus précises et les plus pertinentes pour identifier les opportunités commerciales, demeurer compétitif et opérer plus efficacement.

Lorsqu'une entreprise s'associe à un partenaire de confiance pour s'assurer d'un retour tangible sur information, elle économise de l'argent, obtient des données plus précises et opère une gestion plus sécurisée de ses documents. Ce faisant, elle évite également les énormes pertes d'argent qu'elle risquerait de subir en cas de violation de données.

Que l'on parle ici d'une nouvelle forme de retour sur investissement ou simplement d'efficacité commerciale, il s'agit d'une stratégie sensée.

Avez-vous des questions sur la gestion de l'information et des documents ? Découvrez dans le Centre de Documentation des cas traitant de ce sujet ou contactez l'équipe Iron Mountain de gestion de l'information. Un spécialiste produits et services compétent vous contactera pour discuter de votre situation.