Iron Mountain® Digital Record Center™

Thèmes: Du papier vers le digital

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Constat

Les 3 principaux facteurs qui conduisent à investir dans la gestion du contenu électronique sont la nécessité d’améliorer :

  • Les recherches(69 %)
  • Le partage de données (53%)
  • La conformité à la réglementation (52%).

Source: Session D’information De Forrester, Mars 2016

Un défi pour votre entreprise

Vous êtes soumis à de fortes pressions pour sécuriser les documents et les informations et pour partager ces données avec les utilisateurs et intervenants autorisés. Vous êtes confrontés à la difficulté de gérer en parallèle des informations aux formats papier et électronique, souvent dispersées dans votre entreprise. Vous n’avez aucune visibilité sur le contenu que vous possédez ni où il se trouve. Vous souhaitez être plus réactifs mais vous êtes ralentis. Votre temps devrait être consacré à des tâches plus rentables. Et lorsque vous finissez par trouver les informations nécessaires et qu’elles sont au format papier, vous ne pouvez pas les partager facilement et rapidement avec d’autres.

Conséquences pour votre entreprise

  • Vous ne trouvez pas les informations nécessaires lorsque vous en avez besoin
  • Vous passez votre temps à chercher les informations au lieu de les utiliser
  • Vous souhaitez éviter de surcharger votre département informatique et d’acheter un nouveau système pour résoudre ces problèmes

Et si vous pouviez...

  • Savoir où se trouvent les documents et les partager de manière rapide et sécurisée ?
  • Être plus productifs ?
  • Résoudre vos défis en matière de gestion de l’information sans acquérir de nouveau système, ni surcharger votre département informatique ?

Iron Mountain® Digital Record Center™

Notre Digital Record Center est une application logicielle qui centralise les fichiers numériques créés par Iron Mountain à partir de vos documents et dossiers papier. Ainsi, vous savez de quelles informations vous disposez, où elles se trouvent et qu’elles sont en sécurité. Vous pouvez facilement les partager en toute sécurité pour renforcer votre efficacité et améliorer votre qualité de service. Vous et les utilisateurs autorisés pouvez rechercher et récupérer ce dont vous avez besoin 24h/24, 7j/7, où que vous soyez.

Si vous le souhaitez, vous pouvez utiliser vos photocopieurs multifonctions pour ajouter rapidement les documents nécessaires dans le système. Vous pouvez également manipuler les documents au sein de celui-ci, par exemple déplacer et séparer des pages, y ajouter des notes, les surligner et bien plus encore.

Avec notre moteur de recherche configurable, vous pouvez rechercher vos documents plus rapidement et trouver plus précisément ce dont vous avez besoin à l’aide des termes utilisés au quotidien dans votre entreprise. Le système créant automatiquement des liens entre les documents ayant les mêmes métadonnées de mot-clé, permet de référencer et de trouver facilement les documents connexes.

Avec le Digital Record CenterTM votre entreprise bénéficie d’une meilleure protection contre les risques liés aux écarts en matière de conformité, de sécurité et de confidentialité. Une chaîne de traçabilité documentée suit les modifications et activités réalisées sur les dossiers et fichiers, notamment leur visualisation et impression.

Nous prenons très au sérieux la protection et la conformité des data centers. Vos informations seront stockées en toute sécurité dans un data center directement géré par Iron Mountain ou par Hyland. Vos données seront chiffrées durant tout le processus sur un réseau sécurisé. Ainsi, dans le cas improbable où une personne non autorisée accéderait à des documents, les données ne seraient pas consultables.

Digital Record CenterTM est disponible avec les services complémentaires suivants pour fournir une solution qui supprime le papier de la gestion de l’information

  • Services de dématérialisation
  • Services de stockage sécurisé
  • Destruction sécurisée

Avec nos services de dématérialisation, vous pouvez numériser et indexer vos documents papier et leurs métadonnées pour un accès et un traitement rapides.

Grâce à nos services de stockage sécurisé, vous sécurisez et protégez vos précieux documents et dossiers physiques grâce à un programme de gestion des dossiers.

Lorsque vos documents papier auront atteint la fin de leur vie utile et satisfait aux exigences de votre entreprise en matière de conservation, nos services de destruction sécurisée vous permettront de les détruire dans le respect de la réglementation régissant la destruction d’informations.

Avec la solution Iron Mountain® Digital Record Center™, vous bénéficiez de la meilleure technologie tout en maîtrisant les investissements financiers et sans surcharger le département informatique. Vous profitez de notre capacité à rapprocher vos dossiers physiques et électroniques, où qu’ils se trouvent, de nos processus s’appuyant sur les meilleures pratiques du marché, de nos ressources, de notre personnel ainsi que de plus de 65 années d’expérience dans la protection, la sécurité et la confidentialité des informations de nos clients.