Iron Mountain® Workflow Automation™ éditée par Hyland – pour la Comptabilité Fournisseurs

Thèmes: Du papier vers le digital

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Constat

53% des responsables financiers ayant répondu à l’enquête de l’Institute of Financial Management (IOFM) en 2015 souhaitaient automatiser davantage les processus liés à la comptabilité fournisseurs dans les 24 prochains mois.

Source: IOFM, ‘Special Report: 9 Reasons Businesses Are Automating Accounts Payable’

Un défi pour votre entreprise

Il est de votre responsabilité de veiller à ce que les factures soient payées et traitées avec rapidité et exactitude. Cela représente beaucoup de travail lorsque vous croulez sous les processus manuels de traitement des factures arrivant aussi bien au format électronique que papier. Lorsque vous êtes contraints de consacrer votre temps et votre énergie à saisir, vérifier, rapprocher, et codifier toutes vos factures, il semble impossible d’atteindre des objectifs stratégiques tels que réduire les coûts de transaction, rationaliser les processus et s’assurer notamment que les économies négociées par le service Achats soient vraiment réalisées. Il existe des outils qui permettent d’automatiser vos processus, d’être plus efficaces et de réduire le temps consacré aux tâches administratives. Pourtant, les investissements financiers et en ressources informatiques requis pour un système de gestion de la comptabilité fournisseurs sont difficiles à réaliser dans le contexte économique actuel.


Conséquences pour votre entreprise

  • Les factures papier ralentissent votre temps de traitement, augmentent les coûts de transaction et introduisent des risques liés aux erreurs de saisie manuelle des données.
  • Moins de temps est alloué à la gestion des exceptions à cause du traitement des factures traditionnelles.
  • La visibilité et l’analyse des données ne permettent pas aux responsables de prendre facilement des décisions.

Et si vous pouviez...

  • Limiter l’implication des équipes pour qu’elles se concentrent sur les exceptions ?
  • Augmenter la vitesse et l’exactitude tout en réduisant les coûts de transaction ?
  • Améliorer vos contrôles, vos suivis, la visibilité de vos processus et la disponibilité des informations ?

IRON MOUNTAIN® WORKFLOW AUTOMATION™ éditée par Hyland – pour la Comptabilité Fournisseurs

Grâce à la solution Workflow AutomationTM éditée par Hyland – pour la Comptabilité Fournisseurs, vous pourrez éliminer le papier, renforcer vos contrôles et simplifier vos processus. Vous disposerez des outils nécessaires à une clôture mensuelle des comptes rapide et sans difficultés.

Vous pourrez réduire l’intervention humaine en automatisant le rapprochement entre les factures et les bons de commande et les reçus. Vous pourrez également automatiser la distribution des factures non liées à un reçu ou un bon de commande à une personne autorisée pour vérification et approbation. Et lorsque vous automatisez la génération des notifications avec un processus d’escalade, vous vous assurez que les éléments envoyés pour traitement ne seront ni perdus ni retardés par un goulot d’étranglement.

Des tableaux de bord configurables vous fournissent en temps réel, ainsi qu’à votre Direction, une représentation visuelle des données et métriques pour avoir un solide aperçu, le tout centralisé de façon pratique. Tout cela est possible sans qu’il soit nécessaire de surcharger votre département informatique.

Lorsque vous utilisez la solution Workflow AutomationTM éditée par Hyland – pour la Comptabilité Fournisseurs, vous protégez mieux votre entreprise contre les risques liés aux écarts en matière de conformité, de sécurité et de confidentialité. Vous disposez d’une piste d’audit avec une documentation qui suit les modifications et activités réalisées sur les dossiers et les fichiers.

Nous prenons très au sérieux la protection et la conformité des data centers. Vos informations seront stockées en toute sécurité dans un data center directement géré par Hyland. Vos données seront chiffrées durant tout le processus sur un réseau sécurisé. Ainsi, dans le cas improbable où une personne non autorisée accéderait à des documents, les données ne seraient pas consultables.

Workflow AutomationTM éditée par Hyland – pour la Comptabilité Fournisseurs est disponible avec les services complémentaires suivants pour fournir une solution qui supprime le papier de la gestion de l’information :

  • Services de dématérialisation
  • Services de stockage sécurisé
  • Destruction sécurisée

Avec nos services de dématérialisation, vous pouvez numériser et indexer les factures ainsi que tout autre document papier et leurs métadonnées pour un accès et un traitement rapides.

Grâce à nos services de stockage sécurisé, vous sécurisez et protégez vos précieux documents et dossiers physiques grâce à un programme de gestion des dossiers.

Lorsque vos documents papier auront atteint la fin de leur vie utile et satisfait aux exigences de votre entreprise en matière de conservation, nos services de destruction sécurisée vous permettront de les détruire dans le respect de la réglementation régissant la destruction d’informations.

Avec la solution Iron Mountain® Workflow Automation™ éditée par Hyland – pour la Comptabilité Fournisseurs, vous bénéficiez de la meilleure technologie tout en maîtrisant les investissements financiers et sans surcharger le département informatique.

Vous profiterez de notre capacité à rapprocher vos dossiers physiques et électroniques, où qu’ils se trouvent, de nos processus s’appuyant sur les meilleures pratiques du marché, de nos ressources, de notre personnel ainsi que de plus de 65 années d’expérience de la protection, de la sécurité et de la confidentialité des informations de nos clients.