Iron Mountain® Workflow Automation™ éditée par Hyland – pour la Comptabilité Client

Thèmes: Du papier vers le digital

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Constat

Le taux de paiement dans les délais s’est amélioré de 38 % pour les entreprises qui dématérialisent la comptabilité client.

Source: The Aberdeen Group, ‘Turn The Page On Paper Based Invoicing; Enjoy Increased AR Productivity With Digitization.’ Mars 2016

Un défi pour l’entreprise

Dans le cadre de la comptabilité client, il est de votre responsabilité de veiller à ce que les factures et les provisions soient traitées avec rapidité, fiabilité et que la clôture mensuelle soit réalisée dans les temps de manière efficace et conforme. Vous devez également vous assurer que les informations et pièces justificatives associées aux créances client soient rapidement et facilement disponibles.

Cela représente beaucoup de travail lorsque vous êtes enlisé dans des processus manuels et que les informations nécessaires sont dispersées dans votre entreprise. Utiliser votre ERP ou votre système comptable pour la gestion des factures client ne résout pas vos difficultés en matière de flux de travail. Il existe des outils qui permettent d’automatiser vos processus liés à la comptabilité client et de réduire le temps consacré aux tâches administratives. Pourtant, les investissements financiers et en ressources informatiques requis pour un système de gestion de la comptabilité client sont difficiles à réaliser dans le contexte économique actuel.


Conséquences pour votre entreprise

  • Les factures papier ralentissent votre temps de traitement et augmentent les coûts de gestion.
  • Vos agents de recouvrement passent du temps à rechercher des informations et à réaliser d’autres activités à faible valeur au lieu de communiquer avec les clients et de régler les conflits.
  • La visibilité et les informations nécessaires pour prendre de meilleures décisions vous font défaut.

Et si vous pouviez …

  • Augmenter la vitesse et l’exactitude tout en réduisant les coûts de gestion ?
  • Augmenter les contrôles, la visibilité et le suivi ?
  • Réduire votre délai moyen de recouvrement des créances et améliorer la résolution des conflits avec les clients ?
  • Simplifier votre clôture financière ?

IRON MOUNTAIN® WORKFLOW AUTOMATION™ éditée par Hyland – pour la Comptabilité Client

Grâce à la solution Workflow AutomationTM éditée par Hyland – pour la Comptabilité Client, vous pourrez éliminer le papier, renforcer vos contrôles et simplifier vos processus. Vous disposerez des outils dont vous avez besoin pour une clôture mensuelle des comptes rapide et sans difficultés.

Vous pourrez centraliser les formulaires, bons de commande, virements et chèques au fur et à mesure que vous les recevez et quel qu’en soit leur format. Vous pourrez automatiser l’identification et l’indexation des documents, l’extraction des informations critiques et transférer des données exactes vers les systèmes principaux tels que vos systèmes ERP et comptables. Les pièces justificatives, telles que les informations des contrats, les documents de transport, etc. peuvent être jointes aux factures afin d’accroître la vitesse et l’efficacité des conversations avec les clients ainsi que le recouvrement. De plus, vous pourrez effectuer un contrôle plus important à l’aide du tableau de bord qui offre une visibilité sur le traitement des créances et sur les rapports de classement chronologique des comptes client. Tout cela est possible sans qu’il soit nécessaire de surcharger votre département informatique. Lorsque vous utilisez la solution Workflow AutomationTM éditée par Hyland – pour la Comptabilité Client, vous protégez mieux votre entreprise contre les risques liés aux écarts en matière de conformité, de sécurité et de confidentialité. Vous disposerez d’une piste d’audit avec une documentation qui suit les modifications et activités réalisées sur les dossiers et les fichiers.

Nous prenons très au sérieux la protection et la conformité des data centers. Vos informations seront stockées en toute sécurité dans un data center directement géré par Hyland. Vos données seront chiffrées durant tout le processus sur un réseau sécurisé. Ainsi, dans le cas improbable où une personne non autorisée accéderait à des documents, les données ne seraient pas consultables.

Workflow AutomationTM éditée par Hyland – pour la Comptabilité Client est disponible avec les services complémentaires suivants pour fournir une solution qui supprime le papier de la gestion de l’information :

  • Services de dématérialisation
  • Services de stockage sécurisé
  • Destruction sécurisée

Avec nos services de dématérialisation, vous pouvez numériser et indexer les factures ainsi que tout autre document papier et leurs métadonnées pour un accès et un traitement rapides.

Grâce à nos services de stockage sécurisé, vous sécurisez et protégez vos précieux documents et dossiers physiques grâce à un programme de gestion des dossiers.

Lorsque vos documents papier auront atteint la fin de leur vie utile et satisfait aux exigences de votre entreprise en matière de conservation, nos services de destruction sécurisée vous permettront de les détruire dans le respect de la réglementation régissant la destruction d’informations.

Avec la solution Iron Mountain® Workflow Automation™ éditée par Hyland – pour la Comptabilité Client, vous bénéficiez de la meilleure technologie tout en maîtrisant les investissements financiers et sans surcharger le département informatique.

Vous profiterez de notre capacité à rapprocher vos dossiers physiques et électroniques, où qu’ils se trouvent, de nos processus s’appuyant sur les meilleures pratiques du marché, de nos ressources, de notre personnel ainsi que de plus de 65 années d’expérience de la protection de la sécurité et de la confidentialité des informations de nos clients.