Iron Mountain® Workflow Automation™ editée par Hyland – pour la Gestion des contrats

Thèmes: Du papier vers le digital

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Un défi pour votre entreprise

Vous êtes chargés d’évaluer et de gérer les contrats et devez collaborer avec d’autres départements de votre entreprise pour vous assurer que la gestion de ces contrats réponde bien à leurs besoins. Vous êtes soumis à des délais très serrés tout en étant freinés par une multitude de tâches administratives redondantes ainsi que par la lourde tâche de gérer des documents papier et électroniques dispersés dans votre entreprise. Vous n’avez aucune visibilité sur où se trouvent les contrats, les conditions en vigueur, le nombre ou les cycles des contrats actifs. Il existe des outils pour automatiser le processus, accroître l’efficacité et accélérer le traitement des tâches administratives, mais investir en ressources informatiques ou en capital dans un système de gestion des contrats est un exercice difficile dans le contexte économique actuel.

Constat: Plus de 80 % des transactions commerciales sont liées à un contrat, mais seulement 16% des départements juridiques ont de la visibilité sur la majorité (75 %) de leurs contrats.

Source: http://info.apttus.com/rs/924-rey-380/images/general%20counsel%20tech%20report.pdf


Conséquences pour votre entreprise

  • Des documents sensibles peuvent être perdus ou consultés par des personnes non autorisées.
  • Vous consacrez votre temps à des tâches redondantes et chronophages au détriment de votre service client.
  • Votre entreprise s’expose à des risques, des renouvellements de contrats non évalués, une réutilisation obsolète de la terminologie, des conditions défavorables et des pertes de revenus.

Et si vous pouviez...

  • Supprimer ces tâches redondantes et chronophages, réduire les erreurs et accélérer votre temps de réponse ?
  • Bénéficier d’une visibilité centralisée sur l’ensemble de votre processus de gestion, tout en ayant la garantie que vos informations resteront confidentielles, sécurisées et privées ?
  • Identifier facilement la valeur d’un contrat en cours et donner la priorité à son exécution ?
  • Résoudre vos défis en matière de gestion de l’information sans acquérir de nouveau système ni surcharger votre département informatique ?

IRON MOUNTAIN® WORKFLOW AUTOMATION™ éditée par Hyland – pour la Gestion des contrats

Grâce à la solution Workflow AutomationTM éditée par Hyland – pour la Gestion des contrats, vous pouvez supprimer les supports papier, centraliser la conservation des contrats, consulter ces mêmes contrats et les gérer pendant toute leur durée de vie. Une bibliothèque de modèles de contrats est disponible pour vous aider à toujours créer des contrats de qualité. Vous déterminez les processus que doivent suivre vos collaborateurs et automatisez l’acheminement des documents à l’attention des interlocuteurs pertinents où qu’ils se trouvent et qu’ils souhaitent ou non utiliser des appareils mobiles. Les tâches chronophages et les erreurs sont réduites pour que vous puissiez vous consacrer aux activités à valeur ajoutée.

A l’aide de ce système, vous pouvez en toute simplicité : créer des notes électroniques, suivre des conversations et saisir des révisions et des pièces justificatives directement depuis votre messagerie électronique. Vous pouvez automatiser la remontée des avis de retard et des pièces manquantes.

Vous pouvez également automatiser la notification des contrats s’approchant de leur date d’expiration et envoyer des rappels automatiques à l’approche des dates butoirs. Vous aurez également de la visibilité sur la valeur des contrats en cours et pourrez prendre les mesures nécessaires pour accélérer leur exécution.

Des tableaux de bord configurables vous fournissent des données et métriques pour réaliser de puissantes analyses. Ils vous permettent aussi de prédire la rapidité d’exécution d’un contrat. Et tout ceci sans alourdir la charge de travail de votre département informatique.

Avec la solution Workflow AutomationTM éditée par Hyland – pour la Gestion des contrats, votre entreprise bénéficie d’une meilleure protection contre les risques liés aux écarts en matière de conformité, de sécurité et de confidentialité. Une chaîne de traçabilité documentée suit les modifications et activités réalisées sur les dossiers et fichiers, notamment leur visualisation et impression.

Nous prenons très au sérieux la protection et la conformité des data centers. Vos informations seront stockées en toute sécurité dans un data center directement gérée par Hyland. Vos données seront chiffrées durant tout le processus sur un réseau sécurisé. Ainsi, dans le cas improbable où une personne non autorisée accéderait à des documents, les données ne seraient pas consultables.

Workflow AutomationTM éditée par Hyland – pour la Gestion des contrats est disponible avec les services complémentaires suivants pour fournir une solution qui supprime le papier de la gestion de l’information :

  • Services de dématérialisation
  • Services de stockage sécurisé
  • Destruction sécurisée

Avec nos services de dématérialisation, vous pouvez numériser et indexer les contrats ainsi que tout autre document papier et leurs métadonnées pour un accès et un traitement rapide.

Grâce à nos services de stockage sécurisé, vous sécurisez et protégez vos précieux documents et dossiers physiques grâce à un programme de gestion des dossiers.

Lorsque vos documents papier auront atteint la fin de leur vie utile et satisfait aux exigences de votre entreprise en matière de conservation, nos services de destruction sécurisée vous permettront de les détruire dans le respect de la réglementation régissant la destruction d’informations.

Avec la solution Iron Mountain® Workflow Automation™ éditée par Hyland – pour la Gestion des contrats, vous bénéficiez de la meilleure technologie tout en maîtrisant les investissements financiers et sans surcharger le département informatique.

Vous profiterez de notre capacité à rapprocher vos dossiers physiques et électroniques, où qu’ils se trouvent, de nos processus s’appuyant sur les meilleures pratiques du marché, de nos ressources, de notre personnel ainsi que de plus de 65 années d’expérience de la protection, de la sécurité et de la confidentialité des informations de nos clients.