Gérez en version numerique l’intégralité de vos dossiers du personnel depuis une plate-forme unique

Thèmes: Du papier vers le digital

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Examinez le processus de prise de décision en RH

Penchez-vous sur les principaux processus opérationnels de votre service RH, c’est-à-dire ceux indispensables au succès de votre activité.

Pensez ensuite aux personnes impliquées dans ces processus. Par exemple, le personnel chargé de collecter les données et documents pour les employés qui rejoignent ou quittent l’entreprise, ou le directeur qui décide des contrats d’embauche. Dans la plupart des cas, le décisionnaire ou celui qui initie le processus ne fait pas partie de votre équipe. C’est dans ce cas où une technologie qui déploie des processus opérationnels efficaces et optimisés fait toute la différence.

Eliminez la saisie de données manuelle, l’acheminement de dossiers et la perte de documents

Automatisez la communication proactive avec le personnel en cas de procédure incomplète ou de documents manquants dans le dossier

Protégez et optimisez votre système rh grâce à l’intégration de la gestion du capital humain (GCH).

Atouts de la solution Onbase® :

  • Recrutement et sélection
    Capture, conservation et partage automatique des candidatures pour faciliter le processus de sélection.
  • Intégration d’un employé
    Parfaite visibilité tout au long du processus d’intégration pour accélérer la finalisation des tâches et améliorer la satisfaction des employés.
  • Gestion des dossiers du personnel
    Création d’un emplacement centralisé et unique pour conserver et gérer les dossiers du personnel.
  • Politiques et procédures
    Suppression de la distribution de formulaires papier concernant les mises à jour des politiques et procédures de l’entreprise.
  • Relations avec les employés
    Gestion et suivi de la performance des employés et des évaluations annuelles.
  • Départ d’un employé
    Automatisation des formalités à accomplir par le service RH lorsqu’un employé quitte l’entreprise.

Fonctionnalités Onbase®

Capturer

Capturez TOUS les contenus importants (sur papier, électroniques et données) quelle que soit leur localisation. Réduisez au maximum la saisie de données en classant automatiquement vos documents.

Identifiez les postes où la saisie de données manuelle, ou l’impression puis la numérisation, augmentent les coûts et monopolisent des ressources humaines précieuses. Ciblez les bureaux ayant un volume ou des coûts importants en termes de papier, de dossiers et de classeurs.

Gérer

Pilotez le contenu et l’information à travers vos processus métier (workflow) et éliminez ainsi les pertes de temps. Automatisez les décisions, traitez les exceptions à l’aide d’outils permettant de gérer les tâches, activités et conversations associées, tout en facilitant la résolution des cas.

Identifiez les postes où des approbations et des décisions plus rapides pourraient influencer positivement les processus, où l’acheminement est manuel et fastidieux, où la disponibilité en période de pointe est essentielle, où la communication est incohérente et où les décisions sont prises sans être documentées.

Faciliter l’accès

Tous ceux ayant besoin d’accéder aux contenus et processus peuvent le faire facilement et depuis n’importe où. L’expérience utilisateur est personnalisée, pouvant être intégrée à vos applications principales selon vos besoins, disponible sur des terminaux mobiles et accessible à des utilisateurs autorisés externes à votre entreprise.

Identifiez le personnel qui doit se connecter à un référentiel, une source ou un système spécifique pour récupérer des données nécessaires à son activité de Gestion du Capital Humain (GCH).

Intégrer

Le contenu s’intègre en toute transparence à vos applications principales et ce sans besoin de développement ou codage spécifique. Le contenu est non seulement disponible instantanément et directement depuis ces applications, mais les systèmes synchronisent aussi les données en temps réel en arrière-plan.

Maintenez votre système de GCH au coeur de votre département tout en étendant la valeur de votre investissement. A l’aide de formulaires électroniques, exploitez plus simplement les données de la GCH pour faciliter la gestion et la prise de décision. Intégrez aussi les données provenant de la numérisation vers le système de GCH afin de garantir sa mise à jour en temps réel.

Mesurer

Surveillez l’activité et générez des rapports standards ou personnalisables, à partir des informations présentes dans votre système de gestion de contenu d’entreprise (ECM). Identifier et éliminer les goulots d’étranglement. Soyez prêts en cas d’audit ou de contrôles en disposant d’une vue d’ensemble précise et instantanée sur les informations disponibles dans le cadre de votre activité et ce sans solliciter de support informatique.

Identifiez là où se produisent les goulots d’étranglement. Atténuezles. Discutez-en, rappelez aux parties concernées les tâches en retard et redistribuez automatiquement la charge de travail. Faites désormais face aux audits avec confiance.

Conserver

Stockez votre contenu de manière sécurisée et protégez-le contre les sinistres pendant tout son cycle de vie grâce à la redondance des données intégrée. Éliminez automatiquement le contenu arrivé à expiration conformément aux obligations légales en matière de conservation.

Gérez l’activité numérique avec des documents sécurisés qui sont rédigés, conservés et supprimés au moment opportun pour respecter la conformité et autres obligations légales.