Communique de presse
~ Le nouveau service de gestion externalisée du courrier entrant sera présenté aux visiteurs du salon Proseg (stand D7) ainsi qu'à ceux du Forum de la GEIDE (stand C 14) du 3 au 5 octobre 2006~
Morangis, 02 octobre 2006 - Iron Mountain, leader mondial des services de protection et de stockage des informations, lance « Mail Room », un service complet de gestion externalisée du courrier entrant. Les entreprises et administrations dont les volumes de courrier sont importants peuvent désormais s'affranchir des contraintes liées aux flux et au stockage des documents papier. Plus encore, Mail Room apporte des solutions technologiques de pointe pour le suivi des informations dématérialisées. L'offre englobe toutes les étapes du cycle de vie des lettres et contrats, de la réception à la destruction sécurisée, en passant par la numérisation. Iron Mountain met également à disposition son expertise en matière de conservation en conformité avec les obligations légales et réglementaires.
Le service Mail Room comprend la réception du courrier, son tri, sa numérisation, son indexation, sa conservation, sa consultation/restitution et sa destruction confidentielle. Sa force repose sur le triple savoir-faire d'Iron Mountain : ingénierie documentaire, gestion électronique de documents et archivage physique. Aux bénéfices traditionnels de la dématérialisation tels que la réduction des coûts, le meilleur partage de l'information ou encore la traçabilité des événements et l'amélioration du service client, viennent ainsi s'ajouter ceux de l'externalisation de la gestion de documents.
Alors que la législation relative à la gestion des documents est toujours plus exigeante et les coûts associés à leur stockage plus élevés, un nombre croissant d'organisations se tournent vers l'externalisation. Celle-ci induit une professionnalisation de la fonction d'archives. Libérer de l'espace et sécuriser la conservation grâce à une protection optimale en sont les bénéfices les plus visibles. “ Nous permettons aux organisations de réduire les coûts, notamment ceux associés à la circulation des documents. Le courrier est directement acheminé vers nos sites de conservation, sans transiter par les différents niveaux d'archivage. Mail Room concède une grande souplesse organisationnelle et permet une diminution du nombre de sites physiques de traitement du courrier. A noter que le coût de gestion global d'un courrier est inférieur à celui d'un timbre,” souligne Robert Fortier, Directeur Général d'Iron Mountain France.
L'amélioration du service client constitue un avantage supplémentaire du service Mail Room. Outre la diminution du risque de perte des documents, les utilisateurs peuvent gérer les dossiers en temps réel. La confidentialité des contenus est garantie par une organisation éprouvée et rigoureuse. Les clients bénéficient d'une plus grande réactivité, d'une réduction de la durée de traitement des demandes et d'un suivi précis de ces dernières. Le service s'appuie sur des logiciels de gestion en ligne et un workflow sur mesure disponibles en mode ASP. Ils permettent la consultation du courrier à distance selon de multiples critères ainsi qu'une parfaite traçabilité des événements. L'équipe de développement informatique d'Iron Mountain développe des solutions sur-mesure et des interfaces avec les meilleures solutions logicielles du marché.
Le service Mail Room d'Iron Mountain constitue une offre clé-en-main pour gérer l'ensemble de la chaîne documentaire. Il inclut :
- La réception directe des courriers- L'ouverture, identification, contrôle et tri physique des courriers
- La définition d'un plan de classement ou d'une charte d'archivage des documents
- La numérisation
- Le stockage physique des documents
- Le tri automatique des courriers numérisés (RAD, LAD, OCR)
- L'indexation numérique des documents, automatisée ou semi automatisée
- Le contrôle des informations
- L'hébergement informatique sécurisé
- La mise à disposition des informations par réseau public ou privé
- La destruction des documents après les délais de rétention préalablement définis
- La mise à disposition de solutions de workflow sur mesure en mode ASP
A propos de Iron Mountain Europe
Iron Mountain Europe est une filiale d'Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM), leader mondial des services de protection et de stockage des informations. Iron Mountain dessert 47 marchés dans 15 pays européens. Iron Mountain aide les organisations du monde entier à réduire les coûts et les risques associés à la protection et au stockage des informations. La société propose une gamme complète de solutions de gestion d'archives (records management) et de protection des données. Elle apporte son expertise et son expérience pour relever des défis complexes tels que l'augmentation des coûts de stockage, les litiges, la conformité aux obligations légales et réglementaires ainsi que la reprise après sinistre. Fondée en 1951, Iron Mountain est le partenaire de confiance de 90 000 entreprises clientes en Amérique du Nord, en Amérique Latine, en Europe ainsi que dans la région Asie-Pacifique. La société emploie plus de 15 000 personnes dans le monde et a généré un chiffre d'affaires de 2,1 milliards de dollars en 2005. Pour de plus amples informations, consultez le site www.ironmountain.fr.
