Un nouveau guide aide à déterminer quelles archives, en France, doivent être conservées et combien de temps. Il sera disponible pour la première fois à l'occasion du salon Proseg (stand E31) du 5 au 7 juin 2007 à Paris Expo.

Morangis, 15 mai 2007 - Iron Mountain, leader mondial des services de protection et de stockage de l'information, lance un guide gratuit consacré à la conservation des archives en France. Destiné aux entreprises de toutes tailles, celui-ci permet d'évaluer l'efficacité et la fiabilité de leurs règles en vigueur dans ce domaine. Les visiteurs du salon Proseg seront les premiers à pouvoir se procurer ce guide auprès d'Iron Mountain qui, par ailleurs, présentera l'ensemble de ses solutions de gestion d'archives, de protection des données et de reprise après sinistre.

L'ouvrage, intitulé «Guide de la durée de conservation des documents en France» préconise un système de classement en fonction de la réponse apportée aux deux questions suivantes :

1. A quel domaine d'activité a trait une archive donnée ?
2. De quel type d'archive s'agit-il ?

Les responsables au sein des entreprises, notamment ceux chargés de la conformité, peuvent ainsi savoir instantanément quelles archives conserver et pour quelle durée. Le système de classement précise non seulement la durée de conservation nécessaire mais également la raison spécifique pour laquelle le document doit être conservé, qu'il s'agisse par exemple d'un motif d'ordre juridique ou commercial ou que ce soit à des fins d'audit.

Les archives peuvent être détruites lorsque l'entreprise n'en a plus besoin et que la loi n'impose plus leur conservation. Toutefois, certains documents doivent être archivés de manière permanente du fait de leur valeur historique pour l'entreprise. Le planning de conservation prend en compte ces différents facteurs. L'utilisation d'un tel planning permet de s'assurer que les informations ne sont conservées que le temps nécessaire, ce qui engendre des économies en évitant le stockage d'informations inutiles. La destruction programmée des informations réduit les risques pour l'entreprise, notamment celui de litiges coûteux pour cause de conservation de documents au-delà de la période légale ou, au contraire, de destruction prématurée.

« Une conservation inefficace des archives et une mauvaise gestion ou une absence d'intégration des systèmes conduit à des pertes de temps lors de la recherche d'archives mal classées ou, pire, à la destruction prématurée de certains documents », souligne Pascal Drouet, Directeur Commercial d'Iron Mountain France. « Notre guide est conçu de façon à démontrer qu'un planning conforme de conservation des archives n'est pas compliqué à mettre en place, dès lors que documents sont classés en fonction de leur motif de conservation et de leur bénéficiaire. »

A propos de Iron Mountain Europe

Iron Mountain Europe est une filiale d'Iron Mountain Incorporated (NYSE: IRM), leader mondial des services de protection et de stockage des informations. La société dessert 56 marchés dans 18 pays européens.

Iron Mountain aide les organisations du monde entier à réduire les coûts et les risques associés à la protection et au stockage des informations. La société propose une gamme complète de solutions de gestion d'archives (records management) et de protection des données. Elle apporte son expertise et son expérience pour relever des défis complexes tels que l'augmentation des coûts de stockage, les litiges, la conformité aux obligations légales et réglementaires ainsi que la reprise après sinistre. Fondée en 1951, Iron Mountain est le partenaire de confiance de 100 000 entreprises clientes en Amérique du Nord, en Amérique Latine, en Europe ainsi que dans la région Asie-Pacifique. La société emploie plus de 18 000 personnes dans le monde et a généré un chiffre d'affaires de 2,4 milliards de dollars en 2006. Pour de plus amples informations, consultez le site www.ironmountain.fr.