Communique de presse
Iron Mountain complète son offre DMS pour une approche globale et cohérente de la gestion de documents
~Iron Mountain présentera son offre DMS (Document Management Solutions) à l'occasion de Documation 2008. A la place du « tout numériser », la société propose une approche centrée sur les besoins spécifiques de l'entreprise permettant de réduire les coûts et d'accéder rapidement aux documents archivés~
Morangis, le 3 Mars 2008 - Iron Mountain Incorporated (Bourse de New York : IRM), leader mondial des services de protection et de stockage de l'information, axera cette année sa présence au salon Documation sur la gestion des document actifs. Les visiteurs du salon pourront découvrir une toute nouvelle offre : le Centre de Documents Numériques. Ce dernier complète les services existants de la société en matière de gestion des archives courantes, de numérisation et d'indexation. Iron Mountain propose désormais la solution la plus complète du marché. DMS permet aux entreprises d'externaliser, en fonction de leurs besoins, tout ou partie de la gestion de leurs documents. Les services couvrent l'intégralité du cycle de vie de l'information, de l'arrivée d'un document par la poste à sa destruction sécurisée.
Une enquête réalisée en 2007 par Iron Mountain auprès d'entreprises de conseil et d'établissements financiers européens a montré que 47% en moyenne de leurs documents sont considérés comme actifs. Ces entreprises conservent 83% de leurs archives courantes sur leur site afin d'y avoir accès plus rapidement et de mieux les contrôler. Etonnamment, une organisation moyenne perd un document sur 20, passe 25 heures à recréer chaque pièce égarée et dépense une centaine d'euros en ressources humaines pour chercher chaque dossier mal classé.
Les entreprises consacrent beaucoup de temps et de ressources à la gestion de leurs documents actifs. Souvent, leur gestion documentaire n'est pas intégrée à leurs processus métiers internes ; elle est lourde, peu pratique et coûteuse. Il est souvent superflu et onéreux de numériser et d'indexer la totalité des documents. En mettant l'accent sur une phase initiale d'analyse de la fréquence d'accès aux documents, Iron Mountain propose à chaque entreprise une offre de gestion documentaire sur mesure, aussi bien pour ses dossiers physiques actifs que pour ses fichiers électroniques.
Les services DMS d'Iron Mountain couvrent l'ensemble du cycle de vie des documents : l'acquisition, le tri et l'archivage des informations physiques, la numérisation et l'hébergement à la demande de données électroniques ainsi que le contrôle d'expiration et la destruction des documents périmés. Il n'y a ainsi aucune rupture dans la chaîne documentaire, ce qui permet une plus grande sécurité et meilleure maîtrise des informations.
Une offre DMS en trois volets :
- Nouveauté 2008 : Le Centre de Documents Numériques
Disponible à la demande, le Centre de Documents Numériques combine un service de stockage hébergé et un portail Web permettant d’accéder facilement aux images numérisées, PDF et fichiers électroniques de tous formats. Il convient idéalement aux entreprises traitant d’importants volumes de documents actifs. Chaque jour, des centaines de milliers de pages peuvent être ajoutées et stockées pour chaque client. Plusieurs utilisateurs peuvent simultanément mener des recherches et récupérer leurs documents archivés, à tout moment, via un navigateur Web. Ils ont ainsi la possibilité, en fonction de leurs droits d’accès, de prévisualiser des vignettes des documents, de zoomer, de faire pivoter les images et de télécharger, d’imprimer et de transmettre des fichiers au moyen d’une technologie de streaming extrêmement performante. Ce service qui s’appuie sur le logiciel IBM Content Manager OnDemand, est facturé en fonction de son utilisation.
- Gestion des dossiers actifs
Iron Mountain propose une gamme d’options permettant de choisir celle qui est la mieux adaptée à l’entreprise.
Gestion de documents à libre accès - Stockés sur un site de conservation d’Iron Mountain, les documents actifs ne sont pas placés dans des boites à archives mais classés pour faciliter leur récupération et leur rangement après consultation.
Pascal Drouet, Directeur Commercial d’Iron Mountain France, explique : « Notre méthode unique facilite un accès rapide aux documents actifs. Nous garantissons les délais de restitution d’un document par contrat en prenant en compte les besoins de nos clients. Bien que les délais moyens soient de une à trois heures, il nous est arrivé d’assurer la restitution en 15 minutes. »
Gestion de documents en interne - Iron Mountain propose ce service aux entreprises préférant conserver leurs archives courantes dans leurs locaux. Ainsi, les experts de la société développent des programmes de gestion de documents sur mesure incorporant les meilleures pratiques et garantissant de satisfaire à toutes les exigences de conformité.
Pascal Drouet tiendra à l’occasion du salon Documation, le 12 mars, à 12h30, une conférence sur le thème « Gestion des documents actifs - Comment s'assurer de la conformité des documents physiques et des données numériques? ».
- Numérisation et Indexation
Là encore, Iron Mountain met à disposition une offre complète permettant de choisir en fonction de quatre types de besoins.
La numérisation de fichiers anciens pour la conversion de documents papier au format numérique.
Imagerie abstraite et sélective - Il s’agit de deux méthodes de « numérisation intelligente » de documents. Iron Mountain ne numérise alors que certaines parties de documents ou met en oeuvre une identification automatique des documents les plus susceptibles d’être consultés.
Numérisation continue - Iron Mountain aide à mettre en place un processus de numérisation qui s’intègre aux processus commerciaux existants.
Image à la demande - Ce service concerne la numérisation des documents stockés dans les centres de conservation d’Iron Mountain.
Un flux de travail type pour numériser et indexer des documents comprend 9 phases : la conception du projet, la livraison des documents papier, le contrôle et l’inventaire, la préparation des documents, leur numérisation, leur indexation, l’extraction de texte (optionnel), le contrôle qualité et l’émission de documents (mise à disposition dans le Centre de Documents Numériques, DVD, via FTP, etc.)
A propos d’Iron Mountain
Iron Mountain aide les organisations du monde entier à réduire les coûts et les risques associés à la protection et au stockage des informations. La société propose une gamme complète de solutions de gestion d'archives (records management) et de protection des données. Elle apporte son expertise et son expérience pour relever des défis complexes tels que l'augmentation des coûts de stockage, les litiges, la conformité aux obligations légales et réglementaires ainsi que la reprise après sinistre. Fondée en 1951, Iron Mountain est le partenaire de confiance de 100 000 entreprises clientes en Amérique du Nord, en Amérique Latine, en Europe ainsi que dans la région Asie-Pacifique. La société emploie plus de 19 500 personnes dans le monde et a généré un chiffre d'affaires de 2,4 milliards de dollars en 2006. Pour de plus amples informations, consultez le site www.ironmountain.fr.
