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L'établissement d'un programme de gestion conforme d'enregistrements est une étape importante. Sa réussite dépend de la qualité de l'implémentation.
L'implémentation fait partie de nos spécialités
En matière d'implémentation de programme de gestion d'enregistrements (qu'ils soient électroniques ou papier), Iron Mountain Consulting est la plus expérimentée de toutes les sociétés. Nos consultants se mettent à votre disposition pour vous assister à chaque étape : déploiement du programme et de la formation, application de règles de conservation pour les enregistrements électroniques et physiques, sélection d'une technologie adaptée à vos enregistrements électroniques et extension de votre programme à l'échelle internationale.
Implémentation d'un programme de gestion conforme d'enregistrements: les principaux éléments
Prestation de formation et publication intranet
Iron Mountain Consulting jouit d'une importante expérience dans le développement de contenu de formation en gestion d'enregistrements. La formation peut s'adapter à différents types de public (cadres, employés, coordinateurs de la gestion des enregistrements, etc.). Grâce à un contenu personnalisé, la formation porte ses fruits. Nous pouvons donner la formation sur le support qui vous convient le mieux : cours magistral, webinaire ou modules d'apprentissage en ligne.
Application de règles de conservation pour votre inventaire des enregistrements papier
Vous pouvez réduire de manière significative les coûts de stockage et de responsabilité en rassemblant vos enregistrements papier sur un calendrier de conservation. Nos consultants sont équipés des technologies dont Iron Mountain est propriétaire. Les descriptions de l'inventaire de vos enregistrements sont ainsi standardisées. Il vous suffit ensuite d'appliquer la classification de conservation correspondante pour tous vos enregistrements papier. Chaque enregistrement est alors prêt pour une éventuelle destruction.
L'application des classifications de conservation à tous vos enregistrements papier:
- Assure la cohérence et l'uniformité de la conservation de vos enregistrements pour toute l'organisation.
- Améliore l'accès aux enregistrements. La recherche d'informations est moins coûteuse pour vos besoins opérationnels et de récupération.
- Vous permet de détruire des enregistrements obsolètes en toute sécurité, selon vos règles de conservation d'enregistrements. La suppression des enregistrements obsolètes réduit les coûts de stockage et les risques de litiges.
Application de règles de conservation pour vos systèmes d'enregistrements électroniques
Nos consultants peuvent vous guider dans l'application de règles de conservation à vos systèmes de messagerie électronique et autres documents du même type. Nous vous aiderons à déterminer la durée de conservation de vos enregistrements électroniques, le format dans lequel ils doivent être conservés. Nous vous aiderons également à choisir la meilleure application de conservation et de destruction pour ce type de données.
L'application de règles de conservation à vos enregistrements électroniques les plus importants pourra:
- Optimiser la performance de vos serveurs de messagerie électronique
- Réduire le stockage de messages
- Vous aider à faire face plus efficacement aux demandes de récupération
Sélection d'une technologie pour vos enregistrements électroniques
Il existe de multiples options lors de la sélection et de l'implémentation d'une technologie pour la gestion conforme des enregistrements. Pour faire le tri, il vous faut l'avis d'un spécialiste en technologie et en gestion d'enregistrements.
Nos consultants analysent les bénéfices et les risques de vos options technologiques. Ils identifient ensuite les options les mieux adaptées à votre organisation. Leurs évaluations prennent en compte l'ampleur d'exposition, votre budget et vos investissements informatiques actuels. Certains vendeurs évaluent vos options selon leur propre objectif. Nous préférons opter pour une approche plus large et plus neutre pour une solution qui vous conviendra au mieux.
Recherche de critères de conservation à l'échelle internationale
Iron Mountain Consulting peut mener des recherches pour identifier les lois et les réglementations spécifiques à certains pays concernant la conservation d'enregistrements. Iron Mountain Consulting peut également suggérer des critères de conservation pour les différentes classes d'enregistrements. Nos ressources internationales de recherche de conservation provenant de nos partenaires légaux couvrent actuellement 45 pays. Nos recherches vous assurent de rester dans la plus stricte légalité, où que vous soyez.
Élargissement de votre programme de gestion d'enregistrements à l'international
Nos consultants peuvent vous aider à élargir à d'autres pays votre calendrier de conservation, vos règles et vos procédures, valables uniquement pour le Royaume-Uni. Instaurer un programme cohérent à l'échelle mondiale réduit les risques et les coûts tout en simplifiant les opérations.
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