Groupe Banque Populaire Rives de Paris

Une meilleur sécurité et des coûts réduits grâce à l’infogérance

Des défis multiples

La Banque Populaire Rives de Paris (BPRI) exerce ses activités dans sept des huit départements de la région Île-de-France, ainsi que dans l’Oise. En tant que banque coopérative, son objectif est d’établir des relations durables avec les entreprises et les particuliers.

La BPRI a décidé de fermer son site de Morangis, un bâtiment qui contenait les archives papier de la banque. Cela supposait de déménager environ 140 000 boîtes de fichiers client, de contrats de prêt et d’autres documents qui y étaient stockés. La banque a établi un cahier des charges complet pour définir cette tâche. Celui-ci comprenait :

• la mise au rebut sécurisée de 60 000 boîtes de documents.
• l’organisation de la logistique pour déménager 82 000 boîtes de documents de différentes tailles sur une période de quatre mois.
• la capacité à traiter 13 600 demandes d’extraction, 7500 demandes d’intégration de documents, 10 400 demandes de destruction et 10 000 insertions de nouveaux fichiers par an.
• l’automatisation des demandes de transfert de document, l’intégration avec son propre programme de gestion sur mesure des documents, qui devait être conservé pour minimiser les perturbations de l’activité et éviter d’avoir à mettre à niveau le personnel.

Intégration unique

À la suite d’un appel d’offres, Iron Mountain® s’est imposé comme le seul des huit candidats capable d’intégrer un service d’archivage avec la base de données existante et de relever les autres défis du projet.

Michel Derrien, responsable de la logistique à la BPRI, le reconnaît: « Nous avons été impressionnés par le professionalisme des équipes d’Iron Mountain. Sa volonté de développer une passerelle sécurisée afin de synchroniser le transfert de données chiffrées entre nos deux systèmes d’information a été le facteur déterminant dans notre choix d’un fournisseur. »

La solution assure l’intégrité des données entre les deux systèmes tout en maintenant un environnement de travail familier pour le personnel, afin d’éviter toute baisse de productivité. La solution simplifie également l’automatisation d’autres tâches de gestion documentaire et l’émission de factures par les employés de la banque pour près de 3 200 demandes d’extraction de document par mois.

Économies et potentiel de croissance

Les documents des trois archives existantes de la BPRI ont été regroupés dans un centre de logistique d’Iron Mountain pour y être classés. Tous les documents obsolètes ont été détruits en toute sécurité. Cela a réduit la taille de l’archive de 140 000 boîtes à environ 82 000 boîtes de différentes tailles et formes. Iron Mountain a pu stocker des boîtes non standard et préserver la structure originale des registres de la BPRI.

Près de 750 nouvelles boîtes de documents sont archivées chaque mois. Les périodes de rétention vont de 5 à 80 ans, conformément aux obligations contractuelles, légales ou réglementaires de l’entreprise

En externalisant la gestion quotidienne de ses archives à Iron Mountain, la BPRI a pu réaliser de substantielles économies.

Liberté de se concentrer sur le cœur de métier

La conformité est également simplifiée maintenant que la banque n’a plus besoin de se préoccuper de l’entretien de ses propres sites pour satisfaire aux exigences en constante évolution. Les registres sont stockés conformément aux dernières normes du secteur sur un site plus sécurisé et des contrôles environnementaux sont réalisés pour éviter qu’ils ne se détériorent. La banque est ainsi libre de se concentrer sur son cœur de métier, tout en continuant à fournir un service de grande qualité à ses clients.

Iron Mountain a relevé le défi crucial de réaliser cette transition en minimisant les perturbations pour les utilisateurs finaux du système de gestion documentaire de la banque.

Et Michel Derrien de conclure : « Le processus d’externalisation a été entièrement transparent pour le personnel de la banque. Les demandes d’archivage sont toujours traitées avec le même logiciel et selon les mêmes procédures. Les délais de soumission et de retrait sont exactement les mêmes. L’externalisation vers Iron Mountain a été une réussite totale. »