Dématérialiser pour la gestion des documents et de l’information

Pourquoi dématérialiser maintenant ?

Des processus plus lents. Des clients frustrés. Des performances en baisse. C'est ce qui peut se produire si votre capital informationnel est mal géré.

Si la pandémie nous a appris quelque chose, c'est bien que conserver du papier dans des locaux onéreux n'est pas une pratique rentable. Beaucoup d'entreprises évaluent leurs besoins en mètres carrés et calculent ensuite combien sont vraiment utiles. En dématérialisant les dossiers actifs et hérités, les entreprises découvrentqu'elles peuvent libérer l'espace monopolisé par le papier conservé sur site.

En vous appuyant sur la bonne solution, que ce soit une conservation sécurisée hors site ou dans un datacenter, vous pouvez accéder à vos informations dès que vous en avez besoin tout en rationalisant votre programme de conservation des archives. De la conception à l'activité de R&D, des RH au Marketing, le partage des documents et la collaboration sont essentiels à la réussite de votre activité et la dématérialisation des dossiers rend tout celapossible.

Où commence la dématérialisation ?

Avant de lancer votre projet de dématérialisation GDI, tenez compte des points suivants :

• Facilité de recherche/partage : généralement réparties sur différents sites et dans différents services, systèmes et applications, les dossiers sont également disponibles en plusieurs formats. La facilité avec laquelle l'information se diffuse et change de forme est en elle-même un défi qui est coûteux à gérer. Cependant, les référentiels de dossiers numériques contrôlés permettent d'accéder facilement à n'importe quel dossier à tout moment.
• Productivité des processus : maîtriser les processus et procédures de Records Management peut s'avérer difficile, en particulier lorsqu'ils n'existent pas au format numérique. Pour éviter toute défaillance opérationnelle, investissez dans des processus de travail plus simples et plus efficaces en convertissant le papier en documents numériques.
• Optimisation de l'environnement de travail : des armoires physiques remplies de documents papier peuvent encombrer des locaux professionnels coûteux et, à la longue, ralentir la recherche de documents importants. En dématérialisant les dossiers, il est possible de libérer de précieux mètres carrés et de renforcer l'accès à l'information.

Principaux avantages de la numérisation et de la collectede données :

Sécurité et conformité des documents

Même si l'approche qui consiste à tout conserver « juste au cas où » peut sembler louable, cette stratégie peut souvent s'avérer coûteuse et perturber les performances opérationnelles. Pour statuer sur ce qu'il faut garder ou détruire pour des raisons juridiques, de conformités et commerciales, un programme de conservation des archives est indispensable. Intitulé : " Faire le bon choix dès le départ : Gestion des documents et de l'information ", notre guide sur les programmes de conservation des archives définit clairement la procédure à suivre pour créer un programme pour votre entreprise.

Savoir ce qu'il faut garder et où se trouvent les éléments, ne rendra votre projet de dématérialisation que plus efficace. Sans avoir à numériser chaque document de vos archives ainsi que toutes les nouvelles informations entrantes, Iron Mountain peut vous aider à résoudre vos problèmes complexes de Records Management. Non seulement nous vous aidons à identifier les documents utilisés de manière épisodique et pouvant être stockés dans un carton fermé, nous vous proposons aussi des formules de stockage sur rayonnage ouvert pour accéder aux documents que vous devez consulter régulièrement.