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Confiance numérique

Numérisez vos documents en toute confiance et maintenez leur valeur juridique originale
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Pour rester compétitifs dans notre monde de plus en plus digital, votre entreprise entame sa transition vers le tout numérique. Ceci passera par la réduction de votre dépendance aux documents papier, ce qui implique de vous munir de systèmes garantissant la sécurité, la traçabilité et l’authenticité de vos documents numérisés.

C’est le premier pas vers un bureau “paperless”.

1ère étape : la numérisation → Copie fidèle et NF 544
Vos documents numérisés et conformes à l’original

La marque NF 544 repose sur la norme Afnor NF Z42-026 concernant les prestations de numérisation fidèle des documents papier. Il s’agit de la reproduction à l’identique de la forme et du contenu du document. 


Grâce à notre certification NF 544, nous garantissons à nos clients une chaîne de numérisation, avec son organisation et ses procédures associées, qui répondent aux exigences de traçabilité, d’intégrité et de sécurité tout au long du processus de traitement. Ce besoin de copie fidèle est le préalable à l’obtention de la copie fiable. 

 

  • Le passage à la copie fiable nécessite notamment l’usage d’un système d’archivage électronique (SAE) permettant de garantir la durabilité et l’intégrité des documents numérisés.
Trusted Certified Scanning
En synthèse, la copie fidèle est une numérisation à l’identique d’un document papier. La copie fiable, c’est l’ajout d’une preuve d’intégrité et la conservation pérenne de cette copie fidèle.
2e étape : l’archivage électronique
VOS DOCUMENTS À VALEUR PROBANTE

La norme Afnor NF Z 42-013 (équivalent international ISO 14641:2018) définit les mesures et techniques à mettre en œuvre afin de garantir la vocation probatoire d’un document. Les procédés techniques se placent dans la continuité de la NF 544 puisqu’il y a nécessité de calculer une empreinte, de vérifier l’horodatage et de signer électroniquement les contenus. La norme impose une traçabilité des événements dans des journaux internes au SAE bénéficiant d’une règle de conservation. 

Iron Mountain vous met à disposition une solution de gestion de vos actifs numériques (natifs ou numérisés) dans le respect de la norme NF Z 42-013.

Bénéfices


AUTHENTICITÉ GARANTIR L’INTÉGRITÉ DU DOCUMENT
PÉRENNITÉ            MAINTENIR LA LISIBILITÉ DU DOCUMENT DANS LE TEMPS
CONFIDENTIALITÉ           CONTRÔLER LES HABILITATIONS D’ACCÈS AU DOCUMENT
TRAÇABILITÉ FOURNIR LE JOURNAL DES ÉVÉNEMENTS DU DOCUMENT
RÉVERSIBILITÉ POUVOIR TRANSFÉRER LE DOCUMENT ET SES ÉLÉMENTS DE PREUVE VERS UN AUTRE SAE
Avec ses solutions de confiance, Iron Mountain vous offre la possibilité de travailler, consulter, archiver tous vos documents au format numérique et évidemment de vous libérer d’un ensemble de coûts liés à la logistique documentaire papier. Pour plus d’agilité, de réactivité et de productivité.

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