La numérisation des archives dans une petite entreprise

Karen D. Schwartz
Les petites entreprises peuvent aussi tirer des bénéfices de la réduction de leur dépendance aux documents papier grâce à la numérisation. Voici des conseils pour vous guider dans vos démarches.

Les dirigeants de petites entreprises sont souvent obligés d'être partout à la fois pour faire fonctionner les choses. À ce titre, vous avez peut-être l'habitude de remettre personnellement les factures à la personne qui s'occupe de vos finances afin de les payer et de les archiver. Vous remplissez peut-être vous-même les documents administratifs sur des formulaires en papier avant de les remettre à quelqu'un pour copie, archivage et envoi à qui de droit. C'est un système qui fonctionne et vous ne ressentez pas forcément la nécessité d'assurer la numérisation des archives de votre entreprise. Mais ce système est-il réellement fonctionnel à long terme ?

Après tout ce temps, votre entreprise est aujourd'hui probablement submergée de documents en papier. On a tendance à conserver plusieurs copies de tous les documents, « juste au cas où », c'est humain. Il faut parer à toutes les éventualités. C'est pourquoi vous archivez tout, année après année : finances, documents de RH, formulaires administratifs, lettres des fournisseurs et des clients. Mais cette accumulation d'archives en papier finit rapidement par devenir ingérable. D'après le réseau d'entreprises The Paperless Project, la documentation en papier des entreprises progresse en moyenne de 22 % par an. Cela signifie que la masse de documents en papier gérée par votre entreprise est appelée à doubler en trois ans environ.

La conservation d'une telle quantité de papier entraîne avec le temps certaines conséquences néfastes. Pour commencer, il s'agit d'un processus très coûteux. The Paperless Project estime que l'archivage des documents coûte environ 20 $ (16,5 €) par mois ; le coût d'un mauvais classement de document est évalué à 125 $ (103,5 €) et la perte d'un document peut coûter jusqu'à 700 $ (580 €). D'autre part, l'archivage physique de tous ces documents prend énormément de place : à raison de presque un mètre carré au sol occupé en moyenne par une armoire de rangement à quatre tiroirs, le calcul est éloquent.

Enfin, la conservation physique des documents sur site n'est pas sans conséquences sur votre productivité. Près de la moitié des PME affirment consacrer un temps important à des processus qui reposent largement sur le papier, d'après une étude menée par Xerox. Tout ce temps de travail pourrait être consacré à des tâches liées à la poursuite des objectifs clés de la société ou à l'entretien des relations avec ses clients.

Certaines petites entreprises ne passeront pas le cap du numérique dans un avenir proche, mais la plupart sont conscientes de la nécessité de réduire leur dépendance au papier. La numérisation des archives et du processus de gestion des archives de votre entreprise permettra d'améliorer votre productivité tout en réduisant vos coûts et en diminuant les risques associés.

La démarche de numérisation des archives peut sembler complexe, mais de nombreuses sources d'information et d'assistance sont à votre disposition. La clé de la réussite consiste à découper ce processus en étapes distinctes.