Stockage d'archives : faut-il s'en occuper soi-même ?

On y pense rarement, mais les archives d'une entreprise, qu'elles concernent ses finances, sa clientèle, ses collaborateurs, ses équipements ou son inventaire, sont un rouage essentiel pour son bon fonctionnement. Sans elles, la machine s'arrête de tourner. Plus votre société tourne bien, plus elle a besoin d'une politique efficace d'archivage de ses données.

Si votre plan de stockage d'archives se résume à remplir une petite pièce de cartons pleins de documents, vous faites courir un risque à votre société. La perte par vol ou par incendie de documents importants pourrait la mettre hors d'état de fonctionner pendant des mois, si cela n'entraîne pas sa fermeture pure et simple.

Conserver ses archives sur site n'est tout simplement pas une bonne politique. Ce n'est pas seulement d'une question de vulnérabilité : vos archives occupent un espace précieux dont vous pouvez avoir besoin pour étendre votre activité, conserver vos stocks ou bien accueillir vos clients. Ces archives doivent être stockées de façon sécurisée dans un endroit séparé physiquement de vos locaux habituels.

En matière d'archives, deux options se présentent à vous : assurer vous-même le stockage dans une installation hors site ou louer les services d'une société chargée de gérer le stockage hors site. Ce choix s'opère sur la base de nombreux critères différents, parmi lesquelles le niveau de sensibilité des informations concernées, la nature de votre secteur d'activité, votre appétence pour le risque, la question de l'accessibilité de vos données et le coût du service. Voici six éléments à prendre en compte.

1. Espace de stockage :

Assurer vous-même le stockage hors site vous permet d'occuper autant d'espace que vous le voulez, mais vous risquez malgré tout d'être limité par l'espace disponible sur place. Les sociétés de stockage d'archives n'ont pas de problèmes d'espace : disposer de suffisamment d'espace pour satisfaire les besoins de leurs clients, c'est leur métier.

2. Transport :

Si vous choisissez de gérer vous-même vos archives, ce sera à vous de préparer vos archives pour qu'elles puissent être transportées. Vous devrez ensuite assurer le transport lui-même et le déchargement dans l'installation de stockage de votre choix. Vous aurez besoin d'un camion et d'une assurance. Avec un service de stockage, le transport de vos archives depuis vos locaux vers une installation sécurisée sera assuré par des chauffeurs sélectionnés et formés pour cette tâche.

3. Sécurité :

De nombreuses installations de stockage assurent un certain niveau de sécurité, comme une surveillance par vidéo, mais c'est à vous de fermer votre unité de stockage. En outre, vous ne savez pas qui d'autre a accès aux installations, ni ce que ces personnes stockent. Il pourrait s'agir de matériaux dangereux. La plupart des installations de stockage en libre-service disposent dans leur contrat de clauses qui précisent qu'elles ne sont pas responsables en cas de perte ou de vols d'éléments stockés. De leur côté, les prestataires sélectionnent rigoureusement leurs employés et construisent spécifiquement leurs installations de stockage d'archives de façon à pouvoir assurer la sécurité des éléments conservés. Cela implique généralement de robustes systèmes de sécurité dotés de clôtures de sécurité et de gardes pour assurer la surveillance aussi bien à l'extérieur qu'à l'intérieur.

4. Protection contre les sinistres :

La plupart des installations offrent un certain niveau de protection contre les incendies et les inondations, mais certaines ne sont pas équipées pour résister à des conditions météorologiques extrêmes. Les bons services de conservation garantissent disposer des systèmes de prévention des incendies et inondations les plus récents et utilisent des bâtiments structurellement conçus pour résister à ce type de sinistres.

5. Facilité d'accès aux données :

Il y aura inévitablement des moments où vous aurez besoin de retrouver un dossier archivé. La méthode en libre-service vous oblige à vous rendre dans votre unité de stockage et à rechercher dans les cartons pour trouver le document dont vous avez besoin. Les prestataires, eux, s'occupent de tout. Vous n'avez qu'à demander un document et il vous est livré dans vos bureaux dans un délai rapide.

6. Destruction des documents :

Quand vient le moment de détruire des documents (une fois que leur délai de conservation est dépassé), fouiller dans les cartons pour identifier les documents concernés puis les emporter quelque part pour les détruire en toute sécurité peut prendre beaucoup de temps. En faisant appel à un tiers archiveur, vous pouvez planifier la destruction de vos documents selon un calendrier prédéterminé.

Et qu'en est-il du prix ? Le stockage en libre-service peut paraître moins coûteux, mais ce n'est pas toujours vrai. Pour faire en sorte d'avoir assez de place, vous allez probablement payer pour de l'espace que vous n'utiliserez pas. Quand vous optez pour un service de gestion des archives, vous ne payez que pour celles que vous conservez et vous n'êtes plus obligé de consacrer des ressources en interne au tri, à la recherche et au transport des archives. Et c'est sans parler des assurances : avec une installation en self-service, vous avez besoin d'une bonne police d'assurance, tandis qu'avec un tiers archiveur, l'assurance est comprise.