Copie fidèle et SAE
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Pour rester compétitifs dans notre monde de plus en plus digital, votre entreprise entame sa transition vers le tout numérique. Ceci passera par la réduction de votre dépendance aux documents papier, ce qui implique de vous munir de systèmes garantissant la sécurité, la traçabilité et l’authenticité de vos documents numérisés.
C’est le premier pas vers un bureau “paperless”.
1ère étape : la numérisation → Copie fidèle et NF 544
Vos documents numérisés et conformes à l’original
La marque NF 544 repose sur la norme Afnor NF Z42-026 concernant les prestations de numérisation fidèle des documents papier. Il s’agit de la reproduction à l’identique de la forme et du contenu du document.
Grâce à notre certification NF 544, nous garantissons à nos clients une chaîne de numérisation, avec son organisation et ses procédures associées, qui répondent aux exigences de traçabilité, d’intégrité et de sécurité tout au long du processus de traitement. Ce besoin de copie fidèle est le préalable à l’obtention de la copie fiable.
- Le passage à la copie fiable nécessite notamment l’usage d’un système d’archivage électronique (SAE) permettant de garantir la durabilité et l’intégrité des documents numérisés.
2È ÉTAPE : L’ARCHIVAGE ÉLECTRONIQUE → NF 461
VOS DOCUMENTS À VALEUR PROBANTE
La norme Afnor NF Z 42-013 (équivalent international ISO 14641:2018) définit les mesures et techniques à mettre en œuvre afin de garantir la vocation probatoire d’un document. Les procédés techniques exigés par la certification NF 461 se placent dans la continuité de la NF 544 puisqu’il y a nécessité de calculer une empreinte, de vérifier l’horodatage et de signer électroniquement les contenus. La norme impose une traçabilité des événements dans des journaux internes au SAE bénéficiant d’une règle de conservation.
Iron Mountain vous met à disposition une solution de gestion de vos actifs numériques (natifs ou numérisés) dans le respect de la norme NF Z 42-013 dans le respect des normes et de la certification NF 461.
Bénéfices
| ✓ AUTHENTICITÉ | GARANTIR L’INTÉGRITÉ DU DOCUMENT |
| ✓ PÉRENNITÉ | MAINTENIR LA LISIBILITÉ DU DOCUMENT DANS LE TEMPS |
| ✓ CONFIDENTIALITÉ | CONTRÔLER LES HABILITATIONS D’ACCÈS AU DOCUMENT |
| ✓ TRAÇABILITÉ | FOURNIR LE JOURNAL DES ÉVÉNEMENTS DU DOCUMENT |
| ✓ RÉVERSIBILITÉ | POUVOIR TRANSFÉRER LE DOCUMENT ET SES ÉLÉMENTS DE PREUVE VERS UN AUTRE SAE |
NOS OFFRES DE SERVICES
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Consultez notre page Assistance Clients où vous trouverez des réponses rapides à vos questions. Sinon n'hésitez pas à nous contacter à votre convenance.
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